Joomla Software solutions Template

Payday loan

Управление на проекти

1. Управленски подход на проекта

Управлението на проекта може да се окачестви като управление, насочено към нови форми на обслужване на клиента. С  други думи, това е вид стратегия, която библиотеката или нейното ръководство предприемат, за да повишат полезността на своите услуги.

Освен това, видно е, че проектът е насочен към въвеждане на нови технологии в организацията. Това, само по себе си е предпоставка да се изкаже твърдението, че ръководството на  библиотеката  следи измененията във външната среда и при  това отчита как може да повиши конкурентоспособността на организацията и нейната полезност.

Следователно,  за подхода в управлението, може да се каже, че:

-                                    на първо място, е силно насочен към повишаване на полезността от услугите в библиотеката;

-                                    на второ място, това управление е тясно свързано с новите високи технологии.

И двата аспекта на управлението се разглеждат като силно положителни от гледна точка дейността на фирмата.

1. Рискове при въвеждане на проекта

Проектът задава целите, намеренията и водещите принципи. Той  се реализира основно чрез системите и програмите, предварително определени от ръководството на библиотеката. Основен инструмент за проектно  управление са системите (процедури, наредби и др. организационни стандарти). Регламентите носят обаче следните ползи и и съответно рискове: :

Предимства и ползи:

-                единство на целите и ценностите;

-                възможност за приемственост без период на хаос и загуби;

-                оттук - последователност и систематичност на дейностите;

-                яснота, предсказуемост и стабилност на управлението;

-                възможност за планирани промени и въздействия.

Недостатъци и рискове:

-                риск от бюрократизация и прекалено администриране;

-                скованост и консервативност;

-                склонност към конформизъм - новото е подозрително;

-                недоброжелателност към индивидуалния стил и оригиналността на проекта или отделни негови изпълнители от страна на ръководителите или част от тях.

Следователно административната бюрокрация и стандартизация при проекта  трябва да е умерена и гъвкава - достатъчно "широка", за да помага на творчеството и достатъчно "свободна", за да не пречи на промените, но същевременно – строга към нарушенията.

От друга страна, проектът ще се изпълни чрез възлагане, това възлагане  като организационна форма предоставя следните предимства:

-            ниска цена за придобиване на ИТ услугите и като следствие намаляване себестойността на продукцията; скъсяване периода за внедряване на нови продукти;

-            използване на последните достижения на информационните технологии във фирмената практика;

-            библиотечните специалисти имат повече време за основната си дейност;

-            купува се готов опит и знание;

-            по-висока ефективност.

Наред с тези предимства, аутсорсингът има и своите рискове:

-            качеството на услугите и продукцията не зависи пряко от управлението на библиотеката

-            намалява се възможността за контрол и управление на средствата за ИТ дейности;

-            измененията в условията и параметрите на ИТ услугите се правят след съгласуване с обслужващата фирма;

-            цените на аутсорсинг услугите не винаги се подчиняват на правила, върху които може да се упражнява управленско въздействие от страна на библиотеката;

-            при недобре разчетени отношения дейността на организацията  или маркетинг стратегията й може да изпадне в монополна зависимост от доставчика.

1. Планиране на работата

Цялостната дейност на проектната група, ангажирана с проекта е ориентирана към потребителите.  От особена важност е определянето на нуждите и очакванията на студентите, дефиниране на техните  изисквания, както и тяхното своевременно изпълнение за постигане удовлетворение на заинтересованите страни.

Целите на проектната група трябва да  са:

-                                  спечелване доверието на все по-широк кръг от студенти;

-                                  максимално задоволяване на декларираните и очаквани изисквания на потребителите;

-                                  непрекъснато подобряване качеството на дейностите и услугите като цяло;

-                                  създаване възможност за пълноценна реализация на всеки служител и сътрудник на библиотеката в рамките на своята компетентност и правомощия, за осъществяване на целите на библиотеката

-                                  оптимизиране на процесите в библиотеката;

-                                  ефективно управление на процесите;

-                                  недопускане на предпоставки за възражения и рекламации;

-                                  правилен подход при избор на доставчици и подизпълнители;

При планиране на процесите и дейностите, оказващи влияние върху библиотеката, проектната група  отделя внимание на:

-                            определяне изискванията на потребителя на информационния продукт, свързани с конкретна услуга;

-                            определяне характеристиките, формиращи качеството на процесите, включително и критерии за контрол и приемане на готовата продукция,  в съответствие със съществуващите законови и нормативни изисквания;

-                            обвързване на някои дейности с планове по качеството (при необходимост);

-                            осигуряване на технически средства, необходими за постигане на целите ;

-                            осъвременяване на процесите за контрол и средствата за наблюдение и измерване;

-                            осигуряване на човешки ресурси с необходимата квалификация за реализиране на процесите, оказващи влияние върху информационните процеси в библиотеката;

-                            адаптиране на методите и средствата за наблюдение и измерване, съобразно изискванията на договора;

-                            определяне съдържанието и формата на проверка на отделните елементи от съответния процес.

Разграничение на задълженията на обслужващата и обслужваната организация е първата стъпка, която библиотеката е предприела.

Успешното преминаване се свежда до три измерения: редуциране на разходи, запазване (или увеличаване) стабилността на системата и ненарушаване качеството (или подобряване) на услугите. Рисковете трябва да бъдат идентифицирани, осъзнати и ранжирани по приоритет. Приоритетът на  риска се определя от обхвата на влиянието му и  вероятността от реализирането му. Чрез анализ на риска може да се  прогнозира ефективността и успеха на взаимоотношение с конкретен партньор.

1. Изисквания към екипа

Развитата функция по управление на проекта в библиотеката   включва следните системи:

-                за планиране на потребностите от персонал;

-                за оценяване на работата и атестиране;

-                за сертификация и стандартизация;

-                за комуникации;

-                за информационно и административно обслужване и др.

В този смисъл, може да се каже, че  ръководителят на проекта има особено важна роля - на координатор, посредник, контрольор. Той трябва да познава и владее методите на:

-                  груповата динамика и активиране на творческото мислене;
въвеждане на промяна и преодоляване на съпротивата.

Той трябва да представи и защити пред фирменото ръководство резултата от работата на екипа - документираните системи на проекта. Описанието на всяка система би било по-пълно и ефикасно, ако проектантите й се поставят на мястото на един новопостъпващ служител и четат процедурата "с неговите очи".

Най – добре е, проектът в библиотеката да се въведе:

-                  чрез обучение на всички засегнати, най-добре от самите проектанти и разработчици;

-                  чрез пробно внедряване в пилотни звена - с отчитане на ефективността по избрани показатели;

-                  чрез съгласуване и индивидуални разговори с най-силните и влиятелни противници - понякога те дават добри предложения.

В случая, очевидно ръководството оценява значението на подходящата работна среда и положителното й въздействие върху мотивацията, удовлетвореността и ефективността от работата на персонала, като обръща особено внимание на следните основни фактори:

-                            правила за безопасност;

-                            наличие на подходящи отопление, влажност, осветление;

-                            липса на недопустими нива на вредности (шум, вибрации, лъчения и др.

Ето защо, счита се, че първият участник в проекта – неговото ръководство  -има достатъчно ефективни действия.

На управление подлежат специфичните процеси, оказващи влияние върху качеството на крайната услуга. Целта е тя да протича при контролирани условия, които включват:

-                                  наличие на необходимата документация;

-                                  осигуряване на подходяща работна среда;

-                                  действия за контрол и доказване на съответствие със стандарти / нормали, планове по качеството, документирани процедури и др.;

-                                  използване на подходящо оборудване;

-                                  наличие и използване на измервателни средства за управление и контрол на определени параметри на процесите;

-                                  одобряване на процесите и оборудването, когато е необходимо;

-                                  използване на квалифициран персонал;

-                                  осигурена поддръжка на използваното оборудване.

Управлението на техническите средства за контрол и измерване от страна на групата  ще включва:

-                            идентификация на техническите средства за въвеждане на новата система, които могат да окажат влияние върху качеството на услугата и тяхната точност спрямо обекта на измерване;

-                            определяне на процесите, използвани за новата система

-                            осигуряване на подходяща среда за провеждане на изпитвания.

Обобщение:

От гледна точка на бързото развитие на съвременните технологии, работата в  библиотеката става  все по-разнообразна, изискваща и динамична. Ръководителят на библиотеката очевидно се е ориентирал към  по-гъвкави и адаптивни сътрудници, притежа­ва­щи умения, които да отговарят на променените изисквания на работата. Същевременно с това, служителите също имат по-високи очаквания за работата, която им се предлага. Промените в съдържанието на работата, в служителите и в информационните технологии  са тенденции, които изискват промяна на традиционните модели за управление на проекти. Развитието на библиотеката  е съпътствано от драстични промени в начина на работа, същността на дейността, участието на сътрудниците в нейното изпълнение, както и в техните очаквания, ценности, възрастови особености и умения.

Най- общо казано, при осъществяване на проекта  се използват следните мотивиращи фактори, при създаването  и управление на проектната организация:

а) съдържанието на труда (съвкупността от предмети, оръдия, продукт, който се произвежда);

б) предизвикателствата на труда - уменията, качествата и знанията, които изпълнителите трябва да „предизвикват" в себе си и непрекъснато да ги изявяват;

в) степента на пригодност (критерии за пригодност) на отделния изпълнител за труда;

Работата в екип, общото намиране на целта, успешното участие са особено важни пи този проект.

Най-големият актив е все пак доверието на ръководителя на библиотеката  в способно­сти­те на неговите служители. Трудовото поведение на един сътрудник във фирмата зависи от фактори на влияние, чиято основа е самият човек, както и от външни фактори.

В библиотеката очевидно има много видове комуникационни връзки, но по отношение на проекта   най-важни са тези между прекия ръководител и подчинения. Това равнище на комуникация определя дали дадения   проект е изпълнен, или е пренебрегнат. От него ще  зависят и мотивацията и удовлетвореността на работещия. Подчинените, които са доволни от своята работа, имат желание да задават въпроси, когато не разбират някоя заповед или произ­вод­ст­ве­на технология. Освен това те са предразположени да правят иновационни предложения.

Съществува силна зависимост между уменията за осъществяване на ефективна комуникация и изпълнението  на самия проект. Тези умения започват на първо равнище между прекия ръководител и библиотечния служител, но тяхното значение се повишава с ранга на ръководителя.

Въвеждайки новата система в библиотека , ръководството улеснява определянето на целите и задачите, постига се хармонизиране на процесите. Едновременно с това, силно се улесняват и читателите.

Този проект може да се разглежда като маркетингов инструмент за постигане на по-високи бизнес цели . Проектът ще  спомага за подобряване на комуникацията между различните отдели  и ръководството. Информацията пристига до него подредена и обработена от всички направления. С това се спестява време при управлението на отделните отдели. В една екстремна ситуация проверката на цялата система би отнела съвсем кратко време поради единност в начина на управление на документацията и записите.

Следователно, ако се вземат под внимание и посочените рискове, при успешно управление на проекта могат да се очакват високи резултати.