Joomla Software solutions Template

Payday loan

Управленска информационна система

Въведение

За да може да се осъществи ефективно управление на дадена стопанска единица, отделните управленски подсистеми в тази единица трябва да действат в синхрон с общите цели  и стратегия на организацията. Само тогава, обективната действителност в организацията може да изпълни зададените цели и да постигне мисията, която  е заложена при нейното създаване.

Единността на отделните управленски подсистеми е опосредствана от следното: реалният процес на управлението, осъществяван от организацията като цялостност, трябва да е  единен процес. Разделението му на отделни подпроцеси и на подсистеми е в някаква степен условно. Нито един от тях не трябва да съществува в чист вид, а ясно да  се преплита с другите видове процеси.

От една страна, тази неделимост на процесите и ресурсите се преодолява чрез декомпозицията (разчленяването) на организацията на управлението,  като в рамките на тези форми се извършват различни процеси, а от друга страна,  чрез организационните форми неделимите процеси и ресурси стават делими на различни системи на управление и подсистеми, които имат възможността да формират собствено целенасочено поведение на основата на вътрешно информационно въздействие.

Ето защо, необходимо е да се изследва връзката между отделните елементи на организацията от гледна точка на информационната им същност.

В настоящата курсова работа ще се направи опит за анализ на информационната система на предприятие, ангажирано с внос и продажба на автобои и материали за авторепаратура, автомобили втора употреба, части за тях и други дейности.

Предприятието е регистрирано в град София, но има клонове в няколко големи града в страната, което определя необходимостта от добра информационна връзка.

1. Характеристика на фирмата

Предприятие Дару Кар АД  е търговска организация, занимаваща се с внос и продажба на автобои и материали за авторепаратура,  сервизна дейност, обучителни услуги,  внос на автомобили втора употреба, продажба чрез комисиониране на такива автомобили в страната, пласмент на авточасти за различни марки автомобили, рент-  а – кар.

От 1994 г, когато е създадена фирмата, тя е официален представител на продуктите на мултинационалния концерн AKZO NOBEL, базиран в Кралство Холандия.

Предприятието има изградена  дистрибуторска мрежа в цялата страна, като в по-големите градове са определени регионални дистрибутори. Целта е оптимизирано (по-бързо и качествено) обслужване на клиентите (магазини и автосервизи) в тези региони.

Дейността на фирмата може да се разгледа в следните направления:

- продажба на бои и авторепаратура. Освен основните продукти – боя, лак, грунд, филер, кит, разредител, втвърдител и пр. - произведени от AKZO NOBEL, фирмата предлага и реализира на пазара почти всичко, необходимо за дейността на един бояджийски сервиз, с изключение на тежкото оборудване – бояджийски камери, стендове за разпъване и пр. За тази цел са сключени договори с редица световно известни производители. За още по-пълното задоволяване на клиентите си фирмата предлага продукти за авторепаратура на 3М (Швейцария) - шкурки, полирпасти, абразиви; DeVILLBISS (Великобритания) - бояджийски пистолети, бояджийски маски, консумативи; Kovax Europe (Холандия) - друга линия шкурки и абразиви; INP Quality (Холандия) - различни видове консумативи – ръкавици, хартия за облепване, хартия за обезмасляване и др; E. M. M. International (Холандия) - оборудване за бояджийски сервизи и др.

- обучителни услуги. През 1999г.,  Дару Кар АД  изгражда модерен учебен център за професионална подготовка на бояджии и колористи, оторизиран от AKZO NOBEL Car Refinishes, с капацитет за подготовка около 250 специалисти годишно. Извършваното обучение е в няколко направления:

Техническо обучение - то включва теоретична и практическа част по различни теми, а именно:

• Общобояджийски курс – разглеждане на продуктите на AKZO NOBEL, тяхното предназначение и начините за нанасяне.
• Практическа част, включваща:

- Подготовка на детайл за боядисване.

-Частична поправка на детайл чрез преливане.

-Боядисване на цял детайл.

Тониране на автомобилни бои - по различни причини в практиката понякога се наблюдават различия между детайла за боядисване и цветовата формула. Курсът е строго профилиран и е предназначен за хора, пряко свързани с изготвянето на цветовите формули.

Организация и управление на автомобилни сервизи - курса е предназначен за хора, свързани с управлението на автосервизи. Разглеждат се оптималното разпределение на работните постове, последователността от операциите, оптимално разпределение на работния поток, методи за изчисляване ефективността на автомобилния сервиз и точното определяне на разходите за труд.

Информационни технологии – работа с различните софтуери за определяне и разработване на рецептите за цветовите формули.

- сервизна дейност. Фирмата разполага със собствен сервиз за тенекеджийна и автобояджийна дейност. Сервизът е разположен на площ от около 600 м2, разпределени както следва:

• автобояджиен цех – около 350 м2
• тенекеджиен цех – около 250 м2

Сервизът  в град София е оборудван с всичко необходимо за извършване на дейността си – бояджийска камера, стенд за разпъване на тежко катастрофирали автомобили, стенд за разпъване на леки удари, миксмашина за автомобилни бои, бояджийски пистолети, шлайф машини, полир машини и т.н. Капацитетът  на сервиза е около 60-70 автомобила месечно.

- внос на автомобили. Предприятието внася автомобили втора употреба от страни от ЕС. Предпочитани марки са Опел, Форд, Рено и други популярни в средния ценови клас. Предприятието продава автомобилите на специално изграден паркинг;

- продажба чрез комисионна. Предприятието предлага следната услуга: граждани, които  желаят да продадат колата си, могат да  предоставят тази услуга на предприятието, като срещу съответната комисионна, фирмата се ангажира с почистването и придаването на търговски вид на автомобила и уреждане на  сделката пред нотариус;

- рент- а- кар.  Краткосрочните наеми на автомобили са от един, два дни до няколко месеца. В зависимост  от продължителността на наемане, са разработени различни нива на цени, като се следва логиката: по-дълъг наем, по-ниска цена. Сегментът, който обслужва компанията е голям, като условно може да се раздели на  бизнес/компании/ и граждани. Съответно,  наемите са бизнес и туристически.

Фирмата е покрила изискванията по стандарт ISO 9001:2000 и това е удостоверено със Сертификат № 190848/ 18.04.2006 г, валиден до 24.03.2009 г. Този сертификат обхваща всички дейности на организацията:

• внос и дистрибуция на автомобилни бои и материали за
• авторепаратура на AKZO NOBEL Car Refinishes
• извършване на авторепаратурни услуги
• специализирани обучения за работа с авторепаратурни материали и други.

2. Организация на работа във фирмата

Всяка от посочените дейности на фирмата има своя специфика, но в общи линии, организацията на дейността протича по следния план:

-          предприятието има офис  в град София, където служители посрещат клиентите. След като разбират желанията на клиента, офис – служителите ги препращат към съответните филиали на компанията;

-          ако  клиентът има нужда от наем на автомобил или желае да остави своя автомобил за продажба или да закупи такъв, то тогава се организира среща с представител на компанията, оторизиран да осъществи подобна сделка;

-          ако клиентът има нужда от сервизни услуги, то тогава се препраща към съответното техническо лице.

Структурата  на фирмата е както сл

Както се вижда,   оперативната власт във фирмата е съсредоточена в двама човека – административния и търговския директор. Съгласуването и решенията за стратегии, политики и планове за действие се взимат от тях, съвместно с управителя. Те се отчитат пред управителя на фирмата.

На фигурата по –горе  са показани направленията в дейността на фирмата, за които отговаря всеки от тях. Административният директор се занимава с всички административно -счетоводни въпроси, а техническите и търговски въпроси са ресор на търговския директор.

Продажбите на собствените и чужди автомобили и рент – а  - кар са обособени в отделни звена, защото през последните години, тяхната дейност се разраства.

Както показва името му отдел поръчки се занимава с навременните и регулярни поръчки на всички стоки и консумативи. С всеки от доставчиците е сключен договор за начин на поръчката, време за доставка, минимални количества за заявка и т.н. Тук от съществено значение е да се отчита сезонността на работата – когато сезона е пиков,  респективно и заявките трябва да са по-мащабни, за да се отговори на търсенето на клиентите до следващата доставка. Например графика за поръчване към основния контрагент AKZO NOBEL е в двуседмичен период. Формулярът  за поръчки е готов и в него са включени абсолютно всички асортименти, предлагани от производителя.             Поръчването се извършва онлайн. Тук опита на екипа е много важен, тъй като отрасълът има сезонен характер – голяма част от клиентите са малки сервизи, които не разполагат с бояджийски камери за изпичане на автобоите и лаковото покритие.

Поради тази причина техният капацитет на работа е много по-ограничен през зимния период. И обратно – през летните месеци, когато външната температура е по-висока и помага за по-бързото изсъхване на материалите, производителността е много по-висока. Тези тенденции са добре познати на екипа на Дару Кар АД  и се взимат под внимание при поръчването на материалите. Тази сезонна зависимост важи с пълна сила за всички останали продукти и материали и респективно се отразява на размера на поръчките към всички доставчици.

Складовото стопанство е едно от най-важните за нормалното протичане на ежедневната работа на фирмата. Тук се изисква перфектна организация, за да могат другите звена, зависещи от склада, да функционират оптимално. Това означава продуктите да са правилно и достъпно подредени по продуктови линии, да има достъп до всеки едни артикул, за да може изписаните заявки да се изпълнят в максимално кратък срок. Освен собствена логистика,  организацията има клиенти, които по различни причини предпочитат да закупят на място необходимите им продукти. Правилната и оптимална организация на склада спомага за по-бързо обслужване на тези клиенти – да не се налага да чакат повече от необходимото, да бъдат обслужени в оптимален срок, защото и в техните обекти (сервизи и магазини) ги чакат клиенти. В случая с разглежданата фирма става въпрос за хиляди артикули, което още повече задължава организацията да изгради перфектна организираност на складовото стопанство.

Функцията на отдел логистика е в две направления – от една страна доставка на стоки на клиентите и доставка на някои стоки в складовото стопанство от друга страна. Доставката на стоки на територията на град София се извършва двуразово – до обяд и след обяд. Организацията на работа, въведена във фирмата относно логистиката е следната – заявка на клиент, дадена до 13 ч се изпълнява на същия ден, а заявка дадена след 13 ч се изпълнява на следващия ден до обед. Що се отнася до доставянето на някои стоки в склада, то стремежа на фирмата е това да бъде съкратено до минимум и само стоките от един-двама доставчици се извършват с транспорт на фирмата. Всички останали контрагенти доставят заявените продукти.

Финансово- счетоводният отдел се занимава с приходите и разходите на фирмата, фактуриране, работни заплати и т.н. Освен това отдела трябва да следи и за датите на разсрочените плащания и при просрочване на някое задължение да информира компетентните лица, за да вземат необходимите мерки.

С организацията и координацията на тези дейности е натоварен административния директор и отговорността за нормалното им функциониране е изцяло негова.

Търговският директор синхронизира дейността на двете звена – търговски отдел и технически отдел. Дейността на търговският отдел е в две направления:

-          търсене и намиране на нови клиенти и обслужване на настоящи клиенти, т.е. изцяло търговска дейност

-          маркетингова дейност

Търговската дейност на екипа се извършва в две направления – търсене на нови клиенти и обслужване на настоящите клиенти. До голяма степен тези дейности са взаимносвързани и се припокриват. Отделът  се състои от четири човека и разпределението на задачите е по райони – две лица  отговарят за клиентите и продажбите в Северна България, други двама служители  – в Южна България, трима са позиционирани в София, а едно лице е в  Бургас, където фирмата има собствен офис и склад.

Така направеното разпределение е оптимално за дейността на фирмата. На всеки търговски представител се падат по около петдесет настоящи клиенти, което е оптимален брой за посещения и обслужване, разпределено средно месечно. Тъй като са по двама на район в страната (извън София) това им помага и при посещението на клиентите извън столицата. Лицата  са взаимозаменяеми и винаги, когато някой от тях има насрочени срещи в София, другия, отговарящ за района, може да проведе срещите извън столицата. Служителят, базиран в Бургас, където фирмата има собствен склад и магазин, отговаря за района на Югоизточна България. Целта е  оптимизиране на обслужването на клиентите в този регион - от Бургас до Стара Загора. В Пловдив фирмата работи с дистрибутор, който обхваща цялата Пловдивска област.

В Северна България,  фирмата не разполага със собствен офис и склад, но съществуват четири областни дистрибутора – във Варна, Русе, Велико Търново и Враца. Наличието на регионален дистрибутор е удачно решение за изпълняване на търговските цели на фирмата, тъй като местната фирма е наясно със ситуацията на пазара, познава местните клиенти, в течение е на изграждането на нови сервизи, т.е. потенциални клиенти и пр.

По отношение на дейността рент – а – кар, то организацията е следната:

-          след уточняване на желанието на клиента, последния бива запознат с параметрите и условията на договорната дейност, свързана с наемането на автомобил;

-          Автомобилът може да бъде наеман от гражданин притежаващ редовен документ за самоличност и редовно свидетелство за правоуправление на автомобили.Минималната възраст е 21 години.

-          Автомобил може да наема всяко юридическо лице, редевно регистрирано и притежаващо документи за регистрация. При наемане на автомобил от юридически лице, се представят следните  документи: Писмена заявка за наем на автомобил, която да съдържа следните данни: наименование, адрес, булстат данъчен №, МОЛ, лице упълномощено да наеме автомобила, лични данни на лицето, пелиод на наема, вид автомобил, начин на плащане.

-          Всяко лице юридичиско или физическо, отговарящо на тези условия може да направи резервация за наемане на автомобил във всеки офис, който има право да осъществява дейността от името на фирмата.

-          При направена резервация, автомобилът може да бъде запазен да 1 час след договореното време на наемане.

-          При наемане на автомобил, клиентът подписва договор за наем. Предаставения на клиентът  екземпляр от договора е предназначен да удаставери, е законно нает и упрвляващият има право да го ползва., да удостовери направените разходи, началният километраж, време и място на наемане.Договорът за наем се сключва за период от 30 дни и след това се сключва нов.

-          Клиентът приема автомобилът от техническо компетентно лице, което извършва технически оглед при  предаването и приемането на автомобила.При тези събития се подписват протоколи, в които е отразено фактическото състояние на автгомобила.

-           В случай на настъпило застрахователно събитие, наемателят е длъжен да уведоми КАТ или РПУи собственика на автомобила.

Като слабо място  на  информационната  дейност на фирмата трябва да се посочи, че  всички договори, които се реализират с клиенти се обработват в София и по този начин се стига до забавяне на обслужването  на клиентите.

3. Използвани информационни технологии

Фирмата използва счетоводен програмен продукт и всички елементи на офис пакета. Освен това, предприятието използва специален софтуер за  управление на дейностите по боядисване и репаратиране на автомобилите.

4. Съхранение на информацията

Информацията на предприятието се съхранява основно чрез продукта ACCESS, като за нейната първоначална обработка се предпочита използването продукт MS Excel, чрез които се прави  обработка на данни по доставка, формиране на цена и продажби.

В следващата таблица е представен пример за изградена таблица на клиенти / явяващи се доставчици/, които са оставили автомобили за продажба:

Таблица 1.   Кодове и доставки

Чрез MS Excel  се начислява съответната комисионна за всяка продажба, а в последствие, се образуват бази данни за тримесечие, които позволяват да се съхраняват в пригледен вид и да се генерират отчети за ръководството.

5. Комуникационни връзки във фирмата

По отношение на комуникационната среда на фирмата могат да се направят следните обобщения:

-          Вътрешнофирмените връзки са добре синхронизирани.

-          Работата в екип, особено между търговския и техническия отдел, е на много високо ниво.

-          Работата с доставчиците също е оптимизирана и спомага за още по-добра организация в работата на фирмата.

-          Работата с дистрибуторите не е на добро ниво – с изключение на дистрибутора във Варна, останалите не работят на желаното от фирмата равнище. Трябва да се проучи какво се случва в отделните региони, какви са проблемите и да се предприемат мерки за тяхното решаване. Офиса в Бургас работи изключително ефективно.

-          Едно от най-слабите звена в комуникационната структура  на фирмата е складовото стопанство. Броят на продуктите и интензивността на работа е такава, че един човек трудно може да се справи с тях. Ето защо, на предприятието се предлага да закупи интегриран продукт за управление на складовото  стопанство,   чрез които за всеки артикул да се поддържат продажни и доставни цени в лева и валута, последна доставна цена, минимална и максимална доставна цена. Този продукт ще позволява автоматизиране на операциите по покупка и продажба на стоки и на складовите операции по заприходяване, изписване, преместване, бракуване, инвентаризация и др. По този начин, ще се намали писмената работа в предприятието и ще се  подобри процесът на управление на запасите и продажбите във фирмата.