Home Икономика ДОКУМЕНТИРАНЕТО КАТО СЧЕТОВОДЕН СПОСОБ. СЪДЪРЖАНИЕ И ФОРМА НА ДОКУМЕНТИТЕ. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ. ДОКУМЕНТООБОРОТ

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 1 час
ДОКУМЕНТИРАНЕТО КАТО СЧЕТОВОДЕН СПОСОБ. СЪДЪРЖАНИЕ И ФОРМА НА ДОКУМЕНТИТЕ. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПДФ Печат Е-мейл

Документирането като счетоводен способ. Съдържание и форма на документите. Видове документи. Документооборот.

Възникването на счетоводството е тясно свързано с  документирането на стопанските операции. Не е възможно съществуването на отчетност без възможността  стопанските факти, явления и процеси да бъдат регистрирани на определени носители. В този смисъл документирането следва да се разглежда като способ за фиксиране на осъществените стопански операции  посредством писане, перфориране, фотографиране или по друг подходящ начин. Следователно като елемент на метода на счетоводството документирането представлява способ за първично обхващане и характеризиране на стопанските факти, явления и процеси, с помощта на определени отчетни измерители. У нас все още се приема, че документирането представлява един от елементите на счетоводния метод. Независимо от това, че в световната счетоводна теория  документирането не се интерпретира като принцип на счетоводството, счетоводният документ следва да се разглежда като необходима и задължителна предпоставка за счетоводно отразяване на стопанската дейност. Необходимостта от използването на документите се обуславя от следните обстоятелств

1. Поради големия брой и значителното разнообразие на извършваните стопански операции, човешката памет не е в състояние да запомни всички факти, явления и процеси, които настъпват в резултат на осъществяваната от предприятието дейност;

2. Отразената в счетоводните документи информация представлява важно средство за извършване на текущ и последващ контрол, относно законосъобразността и целесъобразността на осъществените стопански операции;

3. Правилно и своевременно  съставените документи  имат определена доказателствена сила, което дава възможност  последните да бъдат използвани при съдебни спорове, за извършването на съдебно-счетоводни експертизи, назначени по надлежния ред и др.

На съвременния етап освен традиционните документи (под формата на писмени бланки) се създават условия за използване на такива първични носители на информация, каквито са магнитните ленти, магнитните дискове, дискетите и т.н.

За да изпълняват своето предназначение документите трябва да бъдат съставени в определена форма, както и да съдържат определени сведения (наречени реквизити), характеризиращи протеклата стопанска операция. От своя страна реквизитите биват задължителни, регламентирани в чл. 7, ал.1 и 2 от Закона за счетоводството и допълнителни. Допълнителните (наричани още специални) реквизити дават възможност за по-добро характеризиране на документираната стопанска операция като към тях най-често се отнасят:банковите сметки на двете предприятия, разценки, лимити и др.

Формата (образецът) на счетоводните  документи не е регламентирана от действащото законодателство. Достатъчно е всички те да са носители на счетоводна информация, имаща доказателствена сила, съгласно Закона за счетоводството. При документалното обосноваване на стопанските операции се дава приоритет на съдържанието пред формата Това означава, че предприятията могат самостоятелно да определят формата на документа и разположението на реквизитите в него, цвета на документите, както и да включат допълнителна информация, извън задължителните реквизити. Следователно чл. 7 от ЗСч. регламентира само  минималните задължителни реквизити. Няма пречка предприятията да посочват и други реквизити, които не са задължително посочени (имената на представляващия предприятието, печат на предприятието, норми, разценки, цени  и др.) Наличието на повече реквизити от задължително изброените в ЗСч. не лишава първичните счетоводни документи от тяхната доказателствена сила. Водещи в това отношение са принципите за действителност на стопанската операция и предимство на съдържанието пред формата. Всички счетоводни документи в предприятието следва да се съставят на български език, с  арабски цифри и в левове. Те могат да бъдат съставени и на съответния чужд език в левове и чуждестранна валута, в случаите на сделки , уговорени в чуждестранна валута и с чуждестранни контрагенти.

На практика в Закона за счетоводството счетоводните документи се класифицират като вътрешни и външни. Външен е този първичен документ, който е адресиран до външни предприятия. Той следва да съдържа следните реквизити: (Приложение 6)1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри; 2. дата на издаване; 3. наименование, адрес, БУЛСТАТ и номер по националния данъчен регистър на издателя и получателя; 4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция; 5. име, фамилия и подпис на съставителя.

Когато първичният счетоводен документ засяга само дейността на предприятието(вътрешни документи) то той следва да съдържа следните реквизити: 1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри; 2. дата на издаване; 3. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

4. име, фамилия и подпис на съставителя.

За отчитането на определени стопански операции, активи и пасиви на бюджетните предприятия, ЗСч., регламентира, че лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители носят отговорност за достоверността на отразената в тях информация. На практика това са лицата, които по ред, регламентиран от ръководството на предприятието са оправомощени да  съставят, оформят и приемат различни видове счетоводни документи, както и да ги подписват.

В данъчното законодателство също се съдържат някои допълнителни изисквания към първичните счетоводни документи. По-конкретно тези изисквания се отнасят за данъчните документи по-съществените от които са данъчната фактура, опростената фактура,данъчното дебитно и данъчното кредитно известие. Освен задължителните реквизити по смисъла на ЗСч. тези документи съдържат и:

1). нарастващ пореден номер, без дублиране и без прекъсване за данъчните години, с десетцифрена номерация, 2.)Гриф “Оригинал,” изписан трайно на първия екземпляр,3). Наименование и данъчен номер на лицето, издаващо документа, изписани трайно,4). В данъчната фактура трябва да има отделни редове за данъчната основа и за сумата за получаване,5). Данъчните известия (дебитно или кредитно) съдържат всички реквизити на данъчната фактура, както и допълнително отбелязани надписи “Данъчно дебитно известие” или “Данъчно кредитно известие.6). Опростената фактура съдържа всички реквизити по смисъла на ЗСч., както и десетразряден пореден номер с арабски цифри, основанието (пояснението), поради което не се начислява ДДС.

От гледна точка на необходимия брой подписи, законът дава възможност при обективна необходимост и съставяне на документи посредством технически средства при които подписите са заменени от идентификационни шифри.

Първичните документи се съставят в момента на извършването на стопанската операция и представляват основание за всички последващи счетоводни записвания. Вторичните документи съдържат обобщена (сводирана) информация, получена от първичните документи. Те имат доказателствена сила само ако към тях са прикрепени първичните документи, на базата на които са съставени. Разновидност на документите представляват и т. нар. Регистри. Регистърът представлява специално оформен материален носител на информация (например подвързани счетоводни книги), за осъществените стопански операции, записванията в който се извършват след като са съставени съответните първични или вторични счетоводни документи.

В зависимост  мястото на съставянето им документите биват вътрешни  и външни. Вътрешните документи се съставят в самото предприятие. Чрез тях се документират стопански операции, които засягат активите и пасивите на предприятието. Такива документи са: складови разписки, искания, касови ордери и т. Н.

Външните документи се съставят извън предприятието, но засягат неговата дейност. Такива документи са фактурите, регламентиращи отделни търговски сделки, платежните документи и др.

Според предназначението им документите биват разпоредителни, изпълнителни, за счетоводно оформяне и комбинирани.

Разпоредителни са документите, които дават правото да се извърши дадена стопанска операция. Чрез тях се дават конкретни указания или разпореждания. Такива са отделните видове заповеди )заповед за командировка, Заповед за отпускане на материални запаси навън и др.).

Изпълнителни са документите чрез които се удостоверява фактическото извършване на стопанските операции. Такива са складовите разписки, актовете за приемане и предаване на ДМА, лимитни карти и др.

Документите за счетоводно оформяне са тези, които се използват за извършване на последващи записвания в счетоводството. Изготвят се на база първичните счетоводни документи и представляват основание за извършване на последващи записвания по счетоводните сметки.

Комбинирани са тези документи, които обединяват особеностите на разпоредителните и оправдателните документи, а понякога и на тези за счетоводно оформяне.  Използването им води до съкращаване на счетоводните записвания. Такива документи са касови ордери, заповеди за отпускане на материали за преработка, лимитните карти и др.

Факсове и фотокопия, получени във или издадени от предприятието, придобиват доказателствена сила, след като са заверени с оригинален подпис и печат на предприятието – издател. Използването на преписи от оригинални първични счетоводни документи става след тяхната нотариална заверка или след като се постави подпис и печат на издателя. Следователно достоверността на информацията в счетоводните документи, излизащи извън предприятието и предназначени за трети лица се потвърждава с печата на предприятието – съставител на документа. Това изискване засяга предимно документи, разменяни между предприятия, каквито са фактурите и платежните документи.

Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат. Погрешно съставените счетоводни документи се анулират и се съставят нови. В случаите когато първичните счетоводни документи са от съществено значение за предприятието, анулираните документи се съхраняват с цел последваща проверка в съответствие с реда определен с вътрешните правила, посредством правилника за документооборота.

При съставянето на документите се предявяват някои изисквания, като яснота, краткост при характеризирането на стопанската операция, прегледност и др. Действащото счетоводно не допуска  поправки в първичните счетоводни документи (фактури, касови ордери, банкови бордера и др.). Погрешно съставените първични документи следва да се анулират и да се съставят нови.

Документооборот

Движението на документите от момента на съставяне (или получаване) до момента на предаването им за съхранение се нарича документооборот. Той включва следните етапи: приемане на документите, проверка на документите, обработка на документите и предаването им за съхранение.

Приемането на документите в счетоводството се извършва по определен ред в съответствие с утвърдения от главния счетоводител план за документооборота  Всички съставени в предприятието (или получени отвън) документи следва да бъдат проверени. Посредством проверката се цели да се установи правилността на съставените документи, както и тяхната законосъобразност и целесъобразност.Проверката може да бъде няколко вида:

- формална – при която се установява правилността при оформянето на документа, наличието на всички изискуеми реквизити, яснотата на тяхното попълване и др.

- аритметичната проверка има за цел да  установи правилността на извършените аритметични действия.

- проверка по същество – има за цел да установи законосъобразността и целесъобразността на стопанската операция, която е посочена в документа.

Обработката на документите се свързва с подготовката им за отразяване на извършените стопански операции по счетоводните сметки. тя включва остойностяването (таксировката), групирането и контировката на документите. Остойностяването  се състои в превръщането на някои натурални или трудови измерители в стойностни. Във връзка с това се извършва умножаване на количествените данни по съответните разценки, цени, норми и т. н. Групирането представлява подреждането на документите по определени признаци, като по този начин се образуват масиви от документи. Контировката се състои в посочване на кореспондиращите сметки, по които ще се отрази съответната стопанска операция.

Съхраняването на документите се извършва в архива на предприятието по определен ред, утвърден с плана за документооборота. Сроковете за съхранение на документите са законодателно регламентирани (вж. чл. 45 от закона за счетоводството) в зависимостта от съдържащата се в тях информация. След изтичане на съответните срокове, документите, които имат съществено значение за развитието на предприятието, отрасъла или региона се предават за съхранение в държавния архив, а останалите се унищожават.

Организацията на документооборота се регламентира с разработен и утвърден от ръководителя на предприятието правилник за документооборота с който се определят: общите изисквания за документиране на стопанските операции, списъкът на всички първични и вторични счетоводни документи и счетоводни регистри. Използвани в предприятието, систематизирани според на чина на тяхната обработка – ръчна или автоматизирана, списъкът на машинограмите за хронологична информация при бездокументално обхващане на първичната счетоводна информация посредством ЕИТ, лицата, отговорни за съставянето, оформянето и контролирането на реквизитите на всеки първичен счетоводен документ, движението на счетоводните документи (най-вече хартиените такива)м използвани през отчетния период в отделно обособени звена (клонове) на предприятието, графикът с информация за срокове и отговорници при движението на счетоводните документи, групирани по обекти на отчитане, реда за съхраняване и ползване на счетоводните документи и лицата, отговорни за това.

 

 

WWW.POCHIVKA.ORG