Home Икономика Оборотни ведомости. Същност, роля и значение

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 1 час
Оборотни ведомости. Същност, роля и значение ПДФ Печат Е-мейл

Оборотни ведомости. Същност, роля и значение. Видове

Въведение

Използването на данни от счетоводството придава на аналитичните изводи голяма степен на достоверност и документална обоснованост. Посредством финансово- стопанския анализ практически се реализира контролната функция на счетоводството. Тази взаимна връзка и зависимост произтича от обективната субординация, която съществува между функциите анализ и отчитане в рамките на системата за стопанско управление на предприятието. Усъвършенстването на средствата и методите за създаване на счетоводна информация за имущественото състояние на предприятията трябва да бъде пряко свързано с изискванията, предявяващи се в процеса на усъвършенстване на методологията на финансово- стопанския анализ.

Балансовото  обобщаване се реализира чрез баланса, който може да се разглежда като информационна система, която изразява синтезирано към даден момент състояние на стопанските средства и на източниците на предприятието. Счетоводният баланс служи за обобщаване в определен момент на средствата в дадено предприятие според конкретния им имуществен състав и според произхода им.  Преди обаче да се стигне до изготвяне на баланс, данните от отчитането се систематизират в оборотни ведомости.

Целта на настоящата разработка е да разгледа същността и спецификата на оборотните ведомости, като начин за обобщаване на данните в счетоводната отчетност.

1. Същност на оборотните ведомости

Разнообразната дейност на предприятието поражда множество стопански операции, които намират хронологично и систематично отражение в счетоводството. Целта е да се създадат обобщени информационни масиви. Чрез обобщаването се извършва и проверка за верността на счетоводните записвания, респ. проверка на съблюдаването на двустранното отразяване на стопанските операции в системата на счетоводните сметки.

Контролът се осъществява с помощта на специфични счетоводни документи - съставяне на оборотни ведомости в края на съответния отчетен период. Те служат за проверка на дебитните и кредитните обороти по сметките, защото именно те са стойностното отражение на промените в обектите.

Оборотната ведомост е средство за обобщаване и проверка на данните в счетоводните сметки и на взаимната връзка между тях в процеса на прилагане на способа на двойното записване в системата на счетоводните сметки за определен период от дейността на предприятието. По форма те са таблици, в които намират отражение, освен оборотите на сметките, и техните начални и крайни салда.

Оборотните ведомости съдържат данни за началното салдо, за оборотите по дебит и по кредит и за крайното салдо по сметките. Със справките за салдата на сметките може да се синтезира  информацията за актуалното състояние на сметката  - начално салдо за периода, натрупаните обороти по време на периода или годината от дебитната и кредитната страна и крайното салдо. В справките за салдата се отчитат данните само от осчетоводени документи. Ако сметката се води в чужда валута, салдата по сметката се извеждат в справката, преизчислени в национална валута или в избрана алтернативна валута.

2. Видове оборотни ведомости

Според предназначението си различаваме два вида оборотни ведомости:

-                      оборотна ведомост на главните (синтетичните) счетоводни сметки; и

-                      оборотни ведомости на аналитичните сметки към определена главна (синтетична) счетоводна сметка.

В първия вид оборотни ведомости - на главните (синтетичните) счетоводни сметки, се обобщават данните от текущото отчитане и правилността на записванията в тези сметки в процеса на прилагане на способа на двустранното записване на стопанските операции (способа на двойното записване в системата на счетоводните сметки). Този вид оборотни ведомости се изграждат във вид на таблица, в която намират отражение салдата на сметките в началото на отчетния период, оборотите по дебита и по кредита на сметките и крайните салда по счетоводните сметки.

Вторият вид оборотни ведомости са оборотните ведомости на аналитичните сметки към дадена главна (синтетична) счетоводна сметка. Този вид ведомости са средство за обобщаване и за проверка на съответните записвания в главната (синтетичната) счетоводна сметка и в прилежащите й аналитични сметки в процеса на прилагане на принципа на допиката. Според начина на изграждане, оборотните ведомости биват: обикновена, шахматна и матрична.

3.  Характеристики на видовете оборотни ведомости

В техническо отношение, обикновената  оборотна ведомост е таблица, по чиито редове се нанасят активните и пасивните сметки. Съществуват три групи колони - за началните салда, за оборотите по сметките през периода и за крайните салда.

Всяка от колоните включва две подколони за дебитните и кредитните, съответно начални и крайни салда и обороти по сметките.

Положителна черта на обикновената оборотна ведомост са стриктният контрол върху отразените данни по сметките и извършените изчисления, както и разкриването на евентуални грешки при неправилно съставени счетоводни статии (котировка).

Шахматната оборотна ведомост изразява  на двустранните връзки (кореспонденцията) между счетоводните сметки с едно записване.            Наличието на ня­колко суми по дадена сметка, вследствие на еднаквата ко­респонденция, изисква предварително установяване на тех­ния сбор като дебитен, респ. кредитен, оборот по сметката. Именно той се нанася в съответната клетка от шахматната оборотна ведомост. Контролът върху правилността на ра­ботата се установява от равенството на общите суми на дебитните и кредитните обороти по сметките. Предимство на шахматната оборотна ведомост е разкриването на греш­ките в кореспонденцията на сметките. Разкрива се и съдържанието на дебитния и кредитния оборот на отделната сметка, което има аналитично значение.

Недостатък на шахматната оборотна ведомост е ней­ният значителен обем при големия брой счетоводни смет­ки. В клетките на таблицата, получени от пресичането на редовете и колоните за сметките, са нанесени числовите величини, които изразяват едновременно дебитния оборот на една сметка и кредитния оборот на друга сметка.

Въз основа на числовите величини, които изразяват преките кореспондентни връзки между сметките, се образува основната матрица на счетоводните сметки (А). Изчисляването на дебитните и кредитните обороти и техните общи равностойни суми като първоначални количествени величини, от които се определят останалите, може да се извърши чрез прилагането на действията от алгебрата.

Сумите по дебитните обороти се представят чрез вектора Vd = A x p.

Сумите по кредитните обороти се представят чрез вектора Ус = Лл x p, където Ал е транспонираната матрица на изходната матрица А;

Vd ±с е вектор на разликата между дебитните и кредитните обороти на сметките.

Особеното при матрицата (А-АЛ) е, че елементите й  от двете страни на главния диагонал са равни числови величини, но с противоположни знаци. Всяка една от тези величини, респ. разлика между дебитния и кредитния оборот на сметките, изразява стойностния резултат от измененията (увеличения и намаление) в счетоводния обект, породени от стопанските операции, без да се има предвид началното му състояние.

4. Необходимост от оборотни ведомости

Стопанските операции, които протичат в дадено предприятие спаз­ват определена последователност (хронологичност), която е характерна и за капиталовия кръгооборот -снабдяване, производство, реализация.

Всяка стопанска операция се изразява чрез съответната счетоводна статия. Текущото отчитане се разделя на:

1. Хронологично - регистрира всички извършени операции в за­висимост от фактора "време". За тази цел се използват тъй наречените дневници регистри, чрез които се отразява извършената операция. Те имат контролно значение, тъй като всеки документ отразяващ стопан­ската операция получава номер. Хронологичното отчитане включва и съставянето на стопанската операция.

Таблица 1. Дневник За извършените стопански операции в предприятие "Омега" АД за месец Януари

 

Дата

Характеристика на стопанската операция

 

1

04.01

Изтеглени пари от разплащателната сметка Съгласно нареждане разписка 1000лв.

2

06.01

Получена стока съгласно фактура № 0000000013 - 60лв.

3

09.01

Изплатен аванс съгласно РКО - №18 500лв.

2. Систематично - осигурява обобщена информация и се извършва с помощта на счетоводните сметки. Те се откриват в началото на всеки месец (нанасят се началните им салда) и през месеца се отразяват из­вършените обороти (тъй нареченото водене на сметките), приключват се в края на всеки месец (определят се крайните салда). За целта се ползва регистър - главна книга в стойностен измерител. В практиката се ползва и главна книга за аналитичните сметки, като освен стойностен се ползва и натуралния измерител.

Обобщаването на информацията се извършва чрез другия основен  счетоводен регистър – оборотната  ведомост. Използуват се два вида: шахматна и обик­новена. Последната се прилага по-често в практиката. Съществува и прилагане на матрична оборотна ведомост.

Таблица 2. Обикновена оборотна ведомост

No

Шифър и

Начални

Обороти

Крайни салда

по

наименование на

салда

 

 

 

 

ред

сметката

D-t

K-t

D-t

K-t

D-t

K-t

 

 

сума =

сума

сума=

сума

сума=

сума

 

Задбалансови сметки

-

-

сума=

сума

-

-

Оборотни ведомости за аналитичните сметки се съставят по отделно

No

 

Начални салда

Обороти

Крайни салда

по ред

Партида

D-t

K-t

1

Олио "Калиакра"

2000

400

1500

900

2

Пудра захар

1000

200

900

300

3

Кашкавал "Пършевица"

500

300

600

200

 

 

3500

900

2000

1400

При тази ведомост няма равенство между дебитните и кредитните обороти, както и при салдата тъй като равенствата са при синтетичните сметки.

Оборотните ведомости могат да се съставят  както за избран период, така и за интервал от периоди или за година.

Таблица 4. Шахматна оборотна ведомост

Кредит на сметките Дебит на сметките

Начални дебитни салда

Наименование на сметките

Дебитни обороти

Крайни дебитни салда

компютърна техника

сгради

готова продукция

каса

пари в разпл. сметка

основен капитал

задълж. към ДОО

резерв

начални кредитни салда

_

_

_

_

_

_

X

X

X

 

 

компютърна техника

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

сгради

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

готова продукция

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

пари в каса

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

пари в разплащателна сметка

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

основен капитал

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

задължения към доставчици

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

резерви

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

и т.н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

кредитни обороти

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

крайни кредитни салда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В предприятието следва да бъдат съставяни една оборотна ведомост за синтетичните сметки и по една оборотна ведомост за аналитичните сметки, обособени към дадена синтетична  сметка.

Оборотната ведомост за синтетичните сметки представлява таблица,  в която се посочват наименованията всички синтетични сметки, които са били открити и използвани в рамките на отчетния период, с техните  дебитни и кредитни начални салда, дебитните и кредитни обороти, както и дебитните и кредитни крайни салда.

В случаите,  когато дадена сметка няма начално салдо обороти или крайно салдо тя също следва да намери отражение в оборотната ведомост.

5. Механизъм на изготвяне на оборотните ведомости

Стана ясно, че адекватното счетоводно отразяване на стопанските опе­рации предполага съставянето на голям брой счетоводни ста­тии, респективно, използването на много и различни счето­водни сметки. Необходимо е да се провeри верността на съдържанието на всяка счетоводна сметка, както и да се сис­тематизират началните салда, оборотите и крайните салда на всички сметки, за да се характеризира състоянието и измене­нието на отчетните обекти през наблюдавания отчетен пери­од. Това се постига чрез съставянето на оборотна ведомост в края на отчетния период или друг избран период. Тя представлява таблица, в която са отразени началните салда, оборотите и крайните салда на смет­ките, които са участвали в отчетния процес за периода.

Тук ще се представи накратко механизмът по изготвяне на оборотна ведемост, за да се осмисли  контролното и  значение.

На 1 март стопанско предприятие „Х" има средните активи и пасиви (в лв.) :

-  материали                                                                                        4500

-  персонал                                                                                          2900

-  основен капитал                                                                           14000

-  пари в касата                                                                                   3200

-  клиенти                                                                                             5300

-  доставчици                                                                                      4900

-  пари в разпл. сметка                                                                      8800

-  получени краткосрочни заеми                                                   5000

-  машини                                                                                          12000

-  наразпределена печалба                                                              7000

През месеца са извършени следните стопански операции:

  1. От разплащателната сметка са изтеглени 2800 лв. и са заприходени в касата.
    1. Изплатени са заплати на персонала в размер на 2600 лв.
    2. Отпуснат е от касата служебен аванс на длъжностно лице за закупуване на материали в размер на 180 лв.
    3. Със средства от разплащателната сметка са погасени 1200 лв. от получения краткосрочен заем.
    4. Доставена е машина за 2900 лв. неизплатена на дос­тавчика.
    5. Доставени са материали за 800 лв., неизплатени на доставчика.

7.Длъжностното лице е закупило със 170 лв. от получения служебен аванс материали, за които е представена фактура. Остатъкът е възстановен в касата.

8. От разплащателната сметка са изплатени на доставчик 1800лв.

9. По разлащателната сметка са постъпили 1120 лв. от клиенти.

10. Неразпределената печалба е отнесена в увеличение на основния капитал.

Записванията по сметките са:

Решение:

1.             Д-т с/ка Каса в лв.              2800

К-т с/ка Разплащателна с/ка            2800

2.             Д-т с/ка Персонал              2600

К-т с/ка Каса в лв.              2600

3.             Д-т с/ка Подочетни лица  180

К-т с/ка Каса в лв.              180

4.             Д-т с/ка Получени краткосрочни заеми 1200

К-т с/ка Разплащателна сметка      1200

5.             Д-т с/ка Машини               2900

К-т с/ка Доставчици          2900

6.             Д-т с/ка Материали           800

К-т с/ка Доставчици          800

7.             Д-т с/ка Материали           170

Д-т с/ка Каса в лв.                         10

К-т с/ка Подотчетни лица                180

8.             Д-т с/ка Доставчици         1800

К-т с/ка Разплащателна с/ка            1800

9.             Д-т с/ка Разплащателна с/ка           1120

К-т с/ка Клиенти 1120

10.           Д-т с/ка Неразпределена печалба 7000

К-т с/ка Основен капитал 7000

Таблица 5. Оборотна ведомост

Наименование на

счетоводните сметки

Начални салда

Обороти

Крайни салда

 

 

Д-т

к-т

Д-т

к-т

Д-т

к-т

1.Материали

4500

 

970

 

5470

 

2.Персонал

 

2900

2600

 

 

300

З.Осн.капитал

 

14000

 

7000

 

21000

4.Каса в лв.

3200

 

2810

2780

3230

 

б.Клиенти

5300

 

 

1120

4180

 

б.Доставчици

 

4900

1800

3700

 

6800

7.Разпл.с/ка

8800

 

1120

5800

4120

 

8.Пол.кр.заем

 

5000

1200

 

 

3800

9.Машини

12000

 

2900

 

14900

 

10.Неразпр.печ.

 

7000

7000

 

 

 

11.Подотчетни лица

 

 

180

180

 

 

Съставената оборотна ведомост илюстрира следните равенства:

-              между сумата на началните салда по дебита и сумата на началните салда по кредита. Това е двуаспектно проявеният капитал в началото на отчетният период;

-              между сумата на оборотите по дебита и сумата на оборотите по кредита. Това равенство отразява счетоводната теза за двете равностойни промени от всяка стопанска операция;

-              между сумата на крайните салда по дебита и сумата на крайните салда по кредита, т.е., двуаспектно проявеният капитал в края на отчетния период.

Сумата от салдата по дебита е идентична с размера на актива на баланса, съответно, сумата от салдата по кредита - с размера на неговия пасив

Заключение

Оборотните ведомости са способ за периодично обобщаване на показателите от сметките  и за проверка на правилността и пълнотата на записванията.

В оборотните ведомости на синтетичните сметки  участват без изключение всички сметки, открити през отчетния период до момента на съставяне на ведомостта

Отделните графи във ведомостта се попълват въз основа на съответните данни от сметките.  Крайните салда могат да бъдат изчислени и въз основа на данните от графите за началните салда и оборотите във ведомостта Крайният остатък на активните сметки  се изчислява като сбор на началния остатък и дебитния  оборот, от който спадаме кредитния  оборот.  Крайният остатък на пасивните сметки  се изчислява като сбор на началния остатък и кредитния  оборот,  от който спадаме дебитния  оборот

Основното предназначение на ведомостите на синтетичните сметки  е да служи за проверка на правилността на записванията Във ведомостите, трябва да се получат чрез паричния измерител три двойки равни сборове:

1)на дебитните и кредитните начални салда

2)на дебитните и кредитните обороти

3) на дебитните и кредитните крайни  салда

Ако в оборотната ведомост  липсват равенствата, то в записванията по синтетичните сметки  са допуснати грешки.

Важно контролно значение има наличието на равенство  дебитните и кредитните обороти, тъй като чрез него се проверява правилността и пълнотата на отразените стопанските  операции по сметките.

Пълнотата на записванията се проверява чрез сравняване на сборовете на дебитните и кредитните  обороти по сметките със сумата на оборота на извършените операции през отчетния период.

Грешките при текущото счетоводно  отчитане в следствие на нарушения на равенствата могат да се дължат на:

1) неправилно откриване на салдата в началото на отчетния период;

2) грешки при воденето на сметките;

3) съставени счетоводни  статии, но неотразени по синтетичните сметки;

4) аритметични грешки при сборуване;

5) грешки при съставяне на оборотната ведомост.

Чрез оборотните ведомости обаче,  не могат да бъдат доловени и открити всички грешки,  които могат да бъдат допуснати при текущо счетоводно  отчитане В практиката се използват шахматни оборотни ведомости, отразяващи кореспонденцията на сметките, която от своя страна изяснява съдържанието на стопанските  операции

 

 

WWW.POCHIVKA.ORG