Joomla Software solutions Template

Payday loan

УВОД

В съвременните условия на развитие на стопанския живот на страната ни все повече нараства ролята на документите като основен източник на информация. Преходът към нови организационни форми, свързани с управлението на дадена организация, води до значително по-високи изисквания към документите и документооборота, тъй като от него твърде много зависи ефективността на управленския труд.

Терминът “документ” произхожда от латинската дума “documentum” и означава доказателство или свидетелство. Първоначално с него са обозначавали писмено потвърждение на правно отношение или събитие.

В днешно време документът се определя в държавния стандарт като материален носител на фиксирана писмена информация, предназначена за нейното използване и/или предаване. Негова основна характеристика е използването му в качеството на източник на информация при решаване на проблемите на управлението, обществения живот, науката, техниката и производството.

В качеството му на основно средство за информационно осигуряване на управленската дейност във фирмите, документите трябва да бъдат съставени и организирани така, че да осигуряват оперативността и точността в текущата работа.

При документиране на своята дейност фирмите се ръководят от съответните нормативни документи, от отрасловите документи, от правилата в съществуващата Единна държавна система за деловодство и др.подобни.

Всички данни, свързани с нормалната стопанска дейност на фирмите, се отразяват в съответни документи. Във всяка фирма се създават и съхраняват много и разнообразни по вид и характер документи, които в зависимост от:

• мястото на съставяне могат да бъдат вътрешни и външни;
• възникващите ситуации могат да бъдат първични и производни;
• степента на типизация могат да бъдат стандартни и нестандартни;
• формата си се делят на текстови, таблични, графични и смесени.

Освен това деление могат да се обособят и самостоятелни системи документация:

• организационно-разпоредителна;
• финансово-счетоводна;
• статистическа;
• по труда и социалното дело;
• МТС и пласмент;
• по изобретенията и рационализациите;
• по управление на качеството;
• по архивното дело и др.

Най-широко разпространена във фирмите и учрежденията е общоадминистративната, т.нар. организационно-разпоредителната документация. Тя включва в себе си заповед, решение, указание, доклад, докладна записка, информация, отчет, протокол, служебно писмо и др.

Съгласно изискванията на БДС системата на организационно-разпоредителната документация представлява комплекс от взаимосвързани документи, подчинени на единни правила и изисквания, с които се решават организационни въпроси, документи, които имат разпоредителен характер, и деловодни документи, свързани с тях.

Както за някои други системи документация, така и за тази е характерна йерархическа структура, т.е. тя се формира на различни равнища. Основен нормативен акт, регламентиращ създаването и изпълнението на такива документи е “Основни положения на Единната държавна система за деловодство”. Всяка фирма, организация или учреждение издава за вътрешна употреба инструкции по документооборота, пояснения за прилагане на БДС в частта му за документално оформяне, заповед за организация на работата на документооборота и др.подобни, базирани на съществуващата нормативна уредба по този въпрос.

СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИ

1. ВИДОВЕ ОБЩОАДМИНИСТРАТИВНИ ДОКУМЕНТИ.

• инициативно изходящо писмо;
• изходящо писмо – отговор;
• изходящо писмо до няколко адресата;
• изходящо придружително писмо;
• изходящо напомнително писмо;
• заповед;
• докладна записка;
• доклад;
• становище;
• справка;
• писмо за съгласуване.

2. ОБЩИ ПРАВИЛА ПО СЪСТАВЯНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Подготовката на административната документация е свързана със създаването на документите, което включва дейността по тяхното съставяне и оформяне. По принцип създаването на документ е творчески и логичен процес, при който съставителят определя съдържанието му. Трябва да се отбележи обаче, че съставянето и оформянето на документите се извършва в съответствие с изискванията на БДС 6.04.1-85 “Унифицирани системи за управленска документация, общо-административна документация. Общи положения и формуляри – образци”. При съставянето на документи се използва стандартен формат хартия А4.

Текстът на документа се изписва при спазване на определени изисквания, а именно:

Спазване на писмените и граматически правила;

Употреба на български думи и общоприети съкращения на наименования;

Чужди думи се допускат само в случаите, когато не могат да бъдат заменени с български аналог.

3. РЕКВИЗИТИ НА ДОКУМЕНТИТЕ.

Документите се оформят в зависимост от неговото предназначение съгласно изискванията на БДС. Общоадминистративните документи, с изключение на кореспонденцията, трябва да имат заглавна част, в която се вписва наименованието на документа.

ИЗХОДЯЩИЯТ документ се изготвя на бланка на фирмата или учреждението, която съдържа: пълното и точно наименование на институцията, адрес (град, пощенски код, улица и номер, номер на телефон и факс).

РЕКВИЗИТИ:

1. Адрес на получателя, като при необходимост се записва и наименованието на структурното звено или длъжността и името на служебното лице, което е компетентно по въпроса.
2. Щемпел за изходящ №, в който се изписва поредния номер от изходящия журнал и датата на извеждане.
3. На отделен ред на писма по образувана вече преписка се вписва номерът на писмото, на което се отговаря (На Ваш № ...).
4. “Относно” – записва се кратко за какво се отнася документа.
5. Обръщение – то трябва да бъде по длъжност.
6. Текст на документа – ясен и точен, недопускащ различни тълкувания
7. Приложения – 1. всяко се изписва на отделен ред с пореден №, наименованието му и броя на приложените екземпляри; 2. ако са цитирани в текста, на нов ред се записва “ПРИЛОЖЕНИЯ: Съгласно текста”.
8. Съгласувал – когато е необходимо. Изписва се: СЪГЛАСУВАЛ, длъжността на подписващия, личния му подпис и фамилия.
9. Подпис – включва: длъжността на подписващия, личния му подпис, име на подписващия.
10. Инициали на съставител и изготвил – изписват се инициалите на личното име и фамилията на автора на писмото и на служителя, написал писмото. Поставят се в лявата част на листа след изписване на всички останали реквизити. На първо място са инициалите на съставителя, като се отделят от тези на написалия писмото с наклонена черта.
11. Параф на съставителя – личен подпис на съставителя в долния ляв ъгъл на листа непосредствено под инициалите на съставител. Парафира се само екземпляра, който остава в деловодството.
12. Номерация на страниците – започват от втората страница и се изписват с арабски цифри в долния десен ъгъл на листа.
13. Изходящите документи се подготвят в толкова екземпляра,  колкото са получателите, и един екземпляр, предназначен за класиране в деловодството.

ВХОДЯЩ ДОКУМЕНТ – РЕКВИЗИТИ:

1. Входящ регистрационен индекс, положен със щемпел, отговарящ на номера във входящия журнал.
2. Резолюция в горния ляв ъгъл на първия лист, която съдържа фамилните имена на изпълнителите, указания за тях, краен срок за изпълнение, личен подпис на резолиращия и дата на резолюцията.

ВЪТРЕШНА ДОКУМЕНТАЦИЯ – за нея се прилагат същите изисквания за изходящ и входящ документ, които важат за външната документация.

ЗАВЕРЕН ПРЕПИС от документ се издава въз основа на писмено искане, резолирано от ръководителя на фирмата или учреждението, както и от упълномощено от него лице.

РЕКВИЗИТИ:

1. Резолюция върху молбата за издаване на препис със задължителните за нея атрибути.
2. В горния десен ъгъл на първата страница на документа се поставя реквизитът ПРЕПИС.
3. Непосредствено след текста в лявата страна на страницата се заверява с “Вярно с оригинала”, длъжностно наименование, личен подпис и фамилия на лицето, удостоверяващо верността на преписа с оригинала, дата и печат.
4. Верността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице, което съхранява оригинала на документа.
5. Заверяването на препис от документ се извършва по компетентност от началник отдел “Секретариат и деловодство”, където се съхранява екземпляр от всички изходящи писма и документи.

4. ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РАЗПОЛАГАНЕ НА ОТДЕЛНИТЕ РЕКВИЗИТИ

Реквизит АДРЕС:

начало– на 9-ти ред на 7-ма стъпка на табулатора;

Реквизит ОТНОСНО, На Ваш № ..., Към № .... :

начало – три реда след последния ред на адресата, на нов ред, 1 стъпка на табулатора вдясно;

Реквизит ОБРЪЩЕНИЕ:

начало – един ред след ОТНОСНО, на нов ред, 1 стъпка на табулатора вдясно, с главни букви;

ТЕКСТ на документа:

начало – един ред след обръщението (ако няма такова, след ОТНОСНО), на нов ред, 1 стъпка на табулатора вдясно;

Реквизит ПОДПИС:

- начало на названието на длъжността започва в зависимост от дължината на прехождащия текст, но не по-малко от 2 и не повече от 7 реда след последния ред, на 6-та стъпка на табулатора вдясно, с главни букви;

- начало на името на длъжностното лице започва един ред след названието на длъжността и от края на последния символ в него (собственото име се изписва съкратено, а фамилията без съкращения, като се слага в скоби).

ДЕЛОВОДСТВО – ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ.

Документът се описва с:

• идентификационни данни (вид, номер, дата на регистрация, др.);
• съдържателни характеристики (изготвил документа, подписал документа, изпратил документа и т.н.);
• тематична насоченост на документа (разкрива се с тематичен класификатор);
• изявени обекти и събития от съдържанието на документа;
• съвокупност от ключови думи, по които документа може да бъде търсен съдържателно;
• анотация на документа;
• допълнителни данни за документа (архивен номер, служител, обработил документа, дата)

Резолюция на документ се описва с:

• лице, поставило резолюцията;
• дата (на поставяне на резолюцията или задачата);
• текст;
• контролиращ задачата;
• отговарящ за задачата;
• изпълнители;
• срок на изпълнение;
• стадий на задачата;
• дата на изпълнение;
• текст на изпълнената задача;
• брой отлагания на срока.

Движение на документ се описва с:

• на кого е предаден документа;
• дата на предаване;
• номер на съпроводително писмо;
• дата на писмото;
• от кого е получен документа;
• дата на получаване.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Известно е, че усъвършенстването на документирането посредством  неговата унификация, продиктувано от необходимостта да се съкращава броя на видовете документи, съставът и съдържанието на техните реквизити, означава и еднообразие на формата им. Съществено място в това отношение заема Единният класификатор на документите, който е средство за информация, ръководство и контрол при решаване на проблемите, свързани с усъвършенстването на управленската документация във фирмите и организациите.

Намаляването на количеството и формите на документите и разходите на труд за работа с тях оказва съществено влияние при повишаване културата и качеството на управленската дейност като резултат от по-голямата оперативност в предоставянето и получаването на необходимите данни, по-голямата информационна обезпеченост при вземане на управленско решение и икономията на време от изпълнението на редица технически операции с документите.

Успоредно със засилване на творческия характер на управленския труд в практиката все повече навлиза компютърната техника, работата в мрежа с общ сървър в дадена фирма или организация, което допринася за съкращаване на времето за съставяне на документите, за снижаване количеството на допуснатите грешки за повишаване на информационната ценност на документите и улеснява търсенето им след приключване на преписките. Освен това унификацията опростява работата с документите и прави труда по-привлекателен.