Joomla Software solutions Template

Payday loan

1. I. ДОКУМЕНТ. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ.

1. СЪЩНОСТ

Терминът “документ” произхожда от латинската дума “documentum” и означава доказателство или свидетелство. Първоначално с него са обозначавали писмено потвърждение на правно отношение или събитие. В днешно време тази дума се  използва за означаване на широк кръг понятия. Документът вече не е само писмено потвърждение, имащо юридическа сила. В държавния стандарт се определя като: “ материален носител на фиксирана писмена информация, предназначен за нейното използване и/или предаване” .Неговата основна характеристика е използването му в качеството на източник на информация при решаване на проблемите на управлението, обществения живот, науката, техниката и производството.От документа се изисква да обезпечи в най-удобна за предаване във времето и пространството форма на фиксиране на информацията.

Като основно средство за информационно осигуряване на управленската дейност във фирмите документите, използвани от тях, трябва да бъдат съставени и организиране така, че да осигурят оперативността и точността в текущата работа.

Всички данни, свързани с нормалната стопанска дейност на фирмите, се отразяват в съответни документи. Във всяка фирма се създават и съхраняват много и разнообразни по вид и характер документи. 

1. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ

В зависимост от мястото на съставяне документите биват:

-          външни – те имат за автор висшестоящи организации. Това  са предимно наредби и указания, които имат важно значение за функционирането на дадена организация;

-          вътрешни – те се създават и използват във фирмата във връзка с оперативното регулиране на дейността й.

В зависимост от възникналите ситуации документите могат да бъдат:

-          първични – те съдържат първични данни за състоянието на даден обект или дейност

-          производни – се  създават като резултат от обработката на данните, съдържащи се в първичните документи. Към тази група документи се отнасят анализите, отчетните доклади, докладните записки и др.

В зависимост от степента на типизация документите се разделят на:

-          стандартни – те имат предварително отпечатан текст и места за попълване на специално съдържание /фактури, складови разписки, документи от счетоводната отчетност/. Те се отличават с еднообразие и стабилност при оформянето и са необходимо условие за автоматизираното обработване на информацията, отразена в тях;

-          нестандартни

По своята форма документите биват:

-          текстови

-          таблични

-          графични

Най-разпространени в административно-управленската дейност са текстовите документи.

Според функционалния подход документите  се разделят на:

-          общо административни

-          стопанско правни

-          финансово-счетоводни

-          статически

-          по труда и социалното дело

-          по материално-техническото снабдяване и ласмента, по управление на качеството

-          по архивното дело

Общо административната и стопанско правната документация са предмет на настоящата дисциплина . 

1. ОБЩО АДМИНИСТРАТИВНИ ДОКУМЕНТИ

А/ Същност –съгласно изискванията на държавния стандарт системата на общо административната документация представлява “комплекс от взаимно свързани документи, подчинени на единни правила и изисквания, с които се решават организационни въпроси, документи, които имат разпоредителен характер , и деловодните документи, свързани с тях. В БДС се прави следната класификация на тези документи:

Б/ Видове общо административни документи:

ДОКУМЕНТИ ОТ ОБЩ ХАРАКТЕР:

-          Молби, Заявления, Жалби, Предложения, Оплаквания

-          Заповеди – за назначаване, за освобождаване от работа, за преназначаване, за отпуск, за командировка

-          Удостоверения

-          Служебни бележки

-          Пълномощни

-          Декларации

ДОКУМЕНТИ ОТ СПРАВОЧЕН ХАРАКТЕР

-          Протоколи

-          Доклади

-          Докладни записки

-          Информации

-          Отчети

-          Справки

-          Служебни писма

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАЗПОРЕДИТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ

-          Инструкции

-          Указания

-          Заповеди

-          Решения

-          Разпореждания

1. СТОПАНСКО – ПРАВНИ ДОКУМЕНТИ – те се класифицират според фазата в развитието на деловите контакти между партньорите в стопанската дейност:

-          Писмо за представяне на новоучредена фирма

-          Запитване и Отговор на запитване

-          Оферта и Отговор на оферта

-          Поръчка и Отговор на поръчка

-          Рекламация и Отговор на рекламация

5. БЛАНКИ ЗА СЪСТАВЯНЕ НА ДОКУМЕНТИ

При оформянето на общоадминистративните документи трябва да се спазват изискванията и правилата, определени от БДС. Съгласно тези изисквания могат да се използват бланки със следните размери:
Н –знакът означава, че документът е разположен  вертикално

L – знакът означава, че документът е разположен хоризонтално

А3- двоен канцеларски формат с размери 297/420 мм

А4-Н – голям канцеларски формат с размери 210/297 мм

А5-L – половин канцеларски формат с размери 210/148 мм

А5 – Н – висока бланка с размери 148/210 мм

А6 – ¼ канцеларски формат с размери 105/148 мм

А7 – формат с размери 105/74 мм

А8 – формат с размери 53/74 мм

В практиката най-често общо административните документи се съставят върху бланки А4-Н и А5 – L.