Joomla Software solutions Template

Payday loan

Писмена комуникация в бизнеса. Видове документи

1. Същност и задачи на писмената комуникация за организиране на делови бизнес отношения

А) същност – за успеха на всяка бизнес структура или институция изключително важно е докуменирането на взаимоотношенията като точно и конкретно се регистрират ангажименти, срокове, отговорници, контрол, резултати. Важно е както за вътрешната организция на работата за институцията, така и за междуфирмени отношения или в йерархическата организация на държавни и обществени структури. Често пъти документите имат юридическа стойност и са доказателствен материал при съдебно разрешаване на спорове. Кореспонденция – латински произход на думата и в буквален превод означава съотговаряне, информиране. Всички документи се съставят по задължителните правила на български държавен стандарт и езиковата специфика на административно деловия стил.

2. Предимства и недостатъци на писмената комуникация в бизнеса

А)предимства

- чрез документите се изпраща навременна и значима информация до точните адресати, от които се очаква ответна реакция.

- написаното в документите се съхранява като доказателствен материал за професионализъм и стил на работа в конкурентна бизнес среда

- не се прекъсва общуването: по искане на получателя може да се изпрати допълнителна информация и подробности, от колкото първоначално източникът е предполагал и предоставил.

-Документирането на деловите взаимоотношения между структурите (особено търговски) се съпровождат с устни разговори по телефон или бизнес срещи, като тази комбинирана комуникация завършва с точното формулиране на ангажименти в съответния документ (оферта, договор, рекламация, информация, отчет…)

Б) недостатъци на писмената комуникация

- понякога е еднопосочна – от висшестоящ ръководен орган към подчинените структури; бюрократичен начин на общуване, липсва истинския демократичен процес на съотговаряне.; авторитарен стил на работа и ръководство. Има опасност някои от документите да се използват като улика срещу участник  в комуникацията (особено при сключване и подписване на неизгодни сделки или договори).

- документите могат да бъдат смущаващо доказателство относно езиковите компетенции на авторите, съставителите на всеки конкретен документ.

3. Фирмена кореспонденция – целенасочена писмена комуникация между различни фирмени структури; между фирми и държавни или обществени институции; между фирми и банки; между фирми и частни лица с отношение към професионалната дейност. Фирмената кореспонденция задължително включва информирането и документирането за организационно управленските и правно-юридическите делови отношения. Основната цел на всяка фирма е успехът в бизнеса и за това цялостната й търговско икономическа дейност се нуждае от фирмената кореспонденция.

Задачи на деловата кореспонденция

1)       да съдейства за своевременото установяване на делови, оперативни и коректни, служебни взаимоотношения на дадената фирма и нейните структури от една страна с настоящи и бъдещи партньори, както и с държавните институции от друга страна.

2)       Да осигурява оформянето на документите по изискванията на български държавен стандарт – задължителна подготовка на изпълнителски и технически кадри, ангажирани със съставянето и обработката на документите за кореспонденция, както за структурата, така и за езиковата форма

3)       Да усъвършенства и оптимизира обработката, ползването и съхраняването на документите от кореспонденцията на фирмата

4)       Деловата кореспонденция да съдейства за оптимизирането на техническите сътрудници в работата им по кореспонденция и най-вече в проследяване за спазването на определените срокове в бизнес отношенията с другите структури и  административните дела в самата фирма.

4. Документи и документация в бизнеса

А) същност на фирмената документация – Работата във фирмата по снабдяване с материали, производствената и технологична дисциплина, търгуването с готовата продукция и други подобни дейности винаги е съпроводена с документиране – входяща, изходяща и вътрешна документация.

Б) документация по производствената търговска дейност - технологична документация, финансово-икономическа, научно-техническа, правно-юридическа, стопанско-справочна и медицинска документация. Според предназначението на съдържанието и степента на разгласа, документацията се групира като: явна, поверителна, секретна и строго секретна. Тази класификация определя начина на създаване разпространяване и съхраняване на всеки конкретен документ.

В) класификация на деловите документи

- универсално определение за документ -  писмен текст, който има значение на официално разпореждане, информиране, запитване и задължително подписан и подпечатан като доказателство за достоверност.

- периоди на съхраняване на документацията

- текущо оперативна съхраняване на конкретен документ в зависимост от задачите и сроковете и ангажиментите на служители и изпълнителски кадри – до реализирането на съдържащите се в него условия.

- архивно съхраняване – лед приключване на оперативна работа по важни документи и цялостното им деловодно обработване се подреждат в тематични папки за архив по години. Съхраняването на временните документи е до 10 години, а документи, класифицирани като постоянни се пазят над 10 години.

В процеса на изготвянето на деловите документи се определят следните етапи.

- чернова – първоначален вариант на текста в който се нанасят поправки, допълнения, уточнения с цел усъвършенстване информативността на текста

- оригинал на документа – след окончателно редактиране и съгласуване на първичния вариант, документът се написва върху официална бланка на фирмата, подписва се от съответния ръководител и след като се обработи деловодно се подпечатва.

- копие – пълно или частично възпроизведен оригинал на документ (ксерокопие). Копие се изпраща и за сведение на други институции или структури като се посочва още в оригинала.

- дубликат – няколко екземпляра на един и същ документ в оригинал или копие, които задължително се подписват и подпечатват от служител, като се пише „ Вярно с оригинала!”

5. Основания за създаване на различните документи.

А) закони, постановления, укази, решения на законодателната и изпълнителната власт

Б) потребност от извършване на разпоредителна или изпълнителска дейност в съответствие със спецификата на административната структура или фирмената организация

В) потребност от правно обезпечаване на дейността и производствените взаимоотношения с други структури.

Г) необходимост от многократно използване на конкретен документ в процеса на работата по изпълнение на съдържащата се в документа информация

Д) служебната обработка и съхраняване на документацията

Е) изходяща и входяща обработка на деловите документи от кореспонденцията

- изходяща поща – всяка уважаваща фирма която работи по правилата и претендира за професионализъм и законосъобразност спазва деловодната обработка с регистрация на документите. Задължително в деловодството има специална книга-дневник на изходящата поща – писма, заповеди, наредби, договори, сертификати… Освен изходящ номер и дата на регистрация се записва адресата на документа и темата на документа; задължително се прави копие,което се прилага в папка и е неразделна част от дневника за изходящата поща. При необходимост се прави справка в тази деловодна, прецизна регистрация.

-входяща поща – всеки пристигнал във фирмата документ се регистрира като се отбелязва входящ номер и дата на регистрация. От деловодството се представя служебно на ръководителя до когото е адресиран документа. Ръководителят поставя резолюция да специалисти които трябва да подготвят съответния отговор или да организират изпълнението, ако документа е разпоредителен. При необходимост техническият сътрудник прави копие на този входящ документ, ако е адресиран до повече специалисти и служители; проследява определените срокове и ангажименти, поставени от ръководителя.

6. Видове документи за делова кореспонденция

А) организационно разпоредителни документи – правилник, наредба, заповед, писмо, протокол, решение, доклад, записка.

Б) справочно-информационни документи – доклад, информация, отчет, сертификат, удостоверение, служебна бележка, служебно пълномощно.

В) финансово счетоводни – строго регламентирани по вид, наименование и структура за уреждане на оперативно-производствени дейности, както за модернизация, разширяване, промяна в дейността на фирмата.

Г) търговски документи – запитване, оферта, договор, рекламация, съдебен иск, междинен протокол, констативен протокол…

Д) лични документи по служебен или професионален повод - молба, жалба, заявление, мотивационно писмо, автобиография (CV), декларация и лично пълномощно.