Home Икономика ПРОУЧВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЛЕЧЕБНОТО ЗАВЕДЕНИЕ

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 30 дни след генериране на кода.
ПРОУЧВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЛЕЧЕБНОТО ЗАВЕДЕНИЕ ПДФ Печат Е-мейл

ПРОУЧВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЛЕЧЕБНОТО ЗАВЕДЕНИЕ

4.1. Анализ на организационната структура на ЛЗ.

Организационната структура на управление на ЛЗ се характеризира с разпределението на целите и задачите на управление между структурните подразделения и персонал от апарата на управлене на всички равнища. В зависимост от това разпределие се определят функциите на управление, потоците информация, връзките и документо оборота, отговорностите и правата на подразделенията и персонала. Ето защо можем да определим организационната структура на управление като интегриращ елемент на системата на управление на ЛЗ,  при формирането на който оказват влияние целите и задачите на управление, процесите и техниката на управление, съдържанието и организацията на информационното осигуряване, професионалните характеристики на кадрите.

Проучването и анализа на организационната структура на управление на ЛЗ започва със съставяне на конкретен план, който съдържа: субекта на проучването; обекта на проучването и направленията на анализа; програма на проучването с посочване на началните и крайни дати; начина на представяне на резултатите от проучването.

Проучването може да се извърши със силите на апарата на управление на ЛЗ или от специализиран проектантски колектив. И в двата случая е желателно привличането на консултанти- специалисти по организация на управлението и проектиране на системи на управление.. Със своята дейност по проучване проектантският колектив осъществява под ръководството и контрола на първия ръководител на ЛЗ. Обект на проучването са структурните подразделения на апарата на управлене на ЛЗ Анализът се осъществява в следните направления:

-   анализ на съответствието на организационната структура на апарата на управление на целите и особеностите на развитие на обекта;

-   анализ на йерархичната структура на апарата на управление;

-   анализ на взаимовръзките между подразделенията на апарата на управление.

Програмата за провеждане на проучването съдържа в себе си: избраните методи на проучването; последователността (етапността) на проучването; въпросите за набиране на информация и източниците за нея; начините и крайните срокове на проучването.

Нашата и чужда практика паказва, че препоръчителни методи на проучване на организационните структури на управление са снимката и самоснимката на работния ден на персонала; хронометража, анкетирането и беседите.

Проучването може да се осъществява чрез последователно или паралелно последователно изучаване дейността на структурните подразделения и песонала.. Етапността в двата случая ще бъде следната:

1.Запознаване на проектантския колектив с инструктивно методическите материали, регламентиращи дейността на звената и персонала.

При това проучване на документите се уточнява: мястото на ЛЗв общия контур на управление на здравеопазването; функционалните връзки на ЛЗ с околната среда ; мисията и целите, поставени пред ЛЗ; основните технико-икономически показатели за изминалите 3 години.

2. Беседа на ръководителя на проектантския колектив с мениджъра на ЛЗ

В тази беседа ръководителят на проекта запознава мениджъра на ЛЗ с резултатите от проучването на документите от първия етап и изяснява основните направления на анализа и очакваните резултати от цялостното проучване на системата на управление на ЛЗ. В този разговор се уточняват проблемите на  в работата на ЛЗ, определят се пътищата за тяхното решаване и се разкриват насоките за търсене на резервите в дейността на звена и персонала.

Крайните резултати от работата на проектантския колектив в тези два етапа сепредставят във вид на обяснителна записка със сравнителни таблици за технико-икономическите показатели на дейността на ЛЗ и схема на структурата на ЛЗ. В обяснителната записка в свободна форма се описва мястото и ролята на ЛЗ в контруа на здравеопазването  в страната и територията на даден регион / област, община

3. Проучване на структурните подразделения на апарата на управление на ЛЗ.

Проучването се осъществява чрез беседи на членовете на проектантския колектив с ръководителя и специалистите от звената на управление на ЛЗ. В тези беседи се уточнява: статута на проучваното управленческо звено; вътрешната структура на звеното му и кадровия състав; връзките, осъществявани от зевното; степента на централизация и децентрализация на функциите и задачите на управление, реализирани от звеното; състоянието на трудовата дисциплина и анализ на причните за отклоненията; равнището на квалификация на кадрите; организационно-трудовото регламентиране на задачите, решавани от звеното.

Беседите на проектантите с работниците от апарата на управление на ЛЗ трябва да се записват в работна тетрадка по следния начин. На първия лист на тетрадката се посочва наименованието на звеното на ЛЗ, на втория- имената, фамилите и длъжността на персонала,  с който е беседвано и указание на номера на листа от тетрадката, където е записана беседата. На третия лист се представя конкретния план-график за провеждане н проучването. В следващите листове се представят в хронологична последователност данните от проведените беседи.

Резултатите от проведените беседи се предоставят също  така в обянителна записка и форми от вида: структурни схеми на апарата на управление на ЛЗ; схеми за разпределие на правата и задълженията на работниците от апарата на управление; щатни разписания; описание на връзките между звената на апарата на управление. В обяснителната записка в свободна форма се описва мястото  и ролята на проучваното звено в общия контур на управление на ЛЗ, дава се кратко описание на структурата на звеното и се анализират логическите връзки между субекта и обекта на управление.

4.1.1. Анализ на съответствието на организационната структура на управление на ЛЗ на целите и особеностите в развитието на обекта на управление.

Диалектическото единство на процесите на материално-техническто снабдяване и системата на управление на ЛЗ лежи в основата на ефективното функциониране на лечебното заведение . Всяко ЛЗ се изгражда за реализиране на определени цели. Формирането на системата от цели пред ЛЗ позволява да е определят критериите за оценка, функциорирането на цялостнна система и пътищата за реализиране на целите.

Ето защо важен момент в анализа на организационната структура на управление на ЛЗ е изследване на целите и ефективността на управление на ЛЗ. Актуалността на изследването се определя и от това, че съществува известно откъсване на целите на управление  от структурните звена на лечебните заведения. При направените опити да се определят и дефинират целите на управление на редица ЛЗ чрез провеждане на беседина от обучаваните от нас студенти по Здравен мениджмънт с ръководителите и специалистите от апарата на управление на тези ЛЗ се установи, че последните нямат ясна представа за целите, критериите и показателите за ефективност на управление медицинската структура.. Неясното определяне на целите на управленческите звена и липсата на обвързаност между тях води до това, че много често в практиката на ЛЗ не целите на управление определят съдържанието на процеса на управление и структурата на апарата на управление, а обратното- съставът на персонала и тяхната техническа въоръженост определят целите и по-точно тяхната интерпретация.

За да проектираме ефективна организационна структура за управление на Лз ще използваме описателен сравнителен  модел на целите и ефективността на управление .Този модел, представен на фиг.4.1 ще съдържа следните четири двойствени параметри:

-   състав (списък) на целите и сътав (списък) на показателите на ефективност на управлението;

-   групировка на целите и групировка на показателите на ефективност на управлението;

-   йерархичност на целите и показателите на ефективност на управлението;

-   адресност на целите и адресност на показателите на ефективност на управлението.

За построяване на описателния модел се използват данните от беседите с ръководителите и специалистите от апарата на управление, проведени по определена методика. При съответните беседи в много коректна, но настойчива форма се изисква от всеки ръководител максимално пълно, подробно и ясно да формулира състава на целите на подчинените му звена и изпълнители. Мениджърът / Управителя или генералния Директор на ЛЗ /  формулира глобалната цел и нейните главни цели. В беседите се уточнява взаимната обвързаност на целите и показателите на ефективност със структурните звена.

Въпросите, отправени към ръководителите и специалистите от апарата на управление на ЛЗ могат да бъдат примерно следните / Таблица 1 / :

1. Как бихте формулирали максимално кратко и точно целта (желания резултат от дейността) на ръководения от Вас колектив?

(В графа 2 на таблица №1 се записва отговора за глобалната цели цифрата 0, а в графа 3 текста).

2. Кой конкретно поставя целта (Вие сами или висшестоящия ръководител:  моля назовете неговото име и длъжност)- отговорът се записва в графа №1 на таблицата.

3. Съществува ли количествен показател за оценка реализацията на целта (ако не съществува в графа 4 на таблицата се поставя “не”, а ако”да”- попълва се наименованието, размерността, величината на стойността и начна на определяне).

4. Пред кого конкретно се поставя тази цел, т.е. дейността на кои структурни звена е свързано с реализирането й (попълва се графа №5 на таблицата).

5.  Какви форми на поощрение и наказание се прилагат към персонала при оценката на степента на реализиране на целта?

6. Какъв е конкретния размер на поощрението или наказанието?

Таблица №1.Дърво на целите на упражнение на ЛЗ

Кой поставя целта и активизира нейното изпълнение

Шифър на целта

Форму-лировка на целта

Количест-вен изме-рител на целта

Пред кой се поставя целта (кой ще я реали-зира)

Форма на поощряване или на-казание

Измерител на поощре-нието или наказанието

1

2

3

4

5

6

7

Въпросите се задават последователно към ръководителите съгласно йерархичните равнища. Слд формулиране на глобалната цел на управление, стояща пред ЛЗ се помолва ръководителя на организацията да формулира нейните подцели: научно-техническа, производствена, икономическа и социално-политическа. Всяка една от тези поодцели се записва в таблицата както и глобалната. След записване на всички подцели от най-високото равнище се преминава към детайлизиране на целите на второ равнище и т.н.

Анкетирането на това равнище започва със задаването на следните въпроси: “Ако  за реализирането на глобалната цел 0 е необходимо да се реализира подцел 1 (например научно-техническата) моля да определите, какви подцели са необходими за постигането й.

1. Отговорите се фиксират в графа 3 и се обозначават 1.1; 1.2 и т.н. По същия начин се процедира при дефиниране на подцел 2, 3 и т.н.

По нататък се определят подцелите на трето равнище (главните специалисти) и четвърто (изпълнителите) равнище.

Тук трябва да се отбележи, че на по-ниските равнища целите се конкретизират в пространството и времето., като се посочват не само структурните звена и управленческия персонал, отговорен за тяхното реализиране, но се указва и срокът за реализирането им.

4.1.2. Анализ на йерархичната структура на управление на ЛЗ

Структурата на управление включва в себеси като арганите, заети в сферата на оказване на медицинската помощ, така и органите заети с осигуряването на условията за високото и качество при ниски разходи.

Обект на анализа на йерархичната структура на апарата на управление на ЛЗ са:

- броят на йерархичните равнища на управление,

-   съставът на структурно обособените звена на всяко равнище ;

-   и броят на управленческите работници.

-   Анализът намира израз в установяване на причините за отклоненията на фактическите значения на изброените парамчетри от нормативно определените. Изследването на тези причини ще позволи да се съкратят равнищта на управление и броят на управленческите работници при едновременно повишаване на качеството на здравната помощ. На практика това означава детайлно да се изследва разделението на труда в апарата на управление на ЛЗ и се установи съподчинеността в отношенията между звената от различните равнища. Изследват се следните характеристики:

-   последователното вертикално разположение на равнищата на управление на ЛЗ, например директор, зам. Директор, гл. специалист, специалисти, изпълнители;

-    правото на вмешателство, намеса (власт) на висшестоящия ръководител в дейността на непосредствено подчинения му персонал;

-   зависимост на действията на висшестоящия ръководител от фактическото изпълнение на функциите на управление на управление на по-ниските равнища на управление;

-   степен на централизация и децентрализация на дейностите по подготовката, вземането и реализиранено на управленческите решения.

Чрез определянето на броя на звената на апарата на управление на ЛЗ се характеризира степентта на хоризонталното разпределение на управленческия труд. Анализът на този параметър позволява да се оцени броя  на  нивата и звената на управление. Очевидно е, че при голям брой на звената на едно ниво на управление на ЛЗ  ще се затрудни хоризонталната координация на управленческата дейност, ще се увеличи възможността за вземане на протворечиви решения и снижи  ефективността на управлението.

Броят на управленческия персонал  на ЛЗ се определя в абсолютно число. (общ брой на управленческите работници) и относителни (относителен дял на управленчестите работници към общия брой на работещите в ЛЗ) стойности. Фактическият дял на управленческите работници спрямо персонала, зает  в обекта на управление е показател, който позволява да се правят сравнения със сродни ЛЗ у нас и чужбина , както  и с нормативно определени данни.

4.1.3. Анализ на взаимовръзката на апарата на управление на ЛЗ

Апарата на управление на ЛЗ представлява сложна система, в която си взаимодействат всички звена и управленчески работници. Връзките в апарата на управление на ЛЗ ще се осъществяват в следните три направления :

вншна среда - апарат на управление на ЛЗ;

апарат на управление на ЛЗ – обект на управление;

хоризонтални и вертикални връзки в апарата на управление.

Анализът на взаимовръзките в апарата на управление на ЛЗ трябва да започне с уточняване клсификацията на връзките. В последствие се разработва класификатор на типичните връзки в системана за управление на лечебните заведения.

Втори възможен момент в анализа на взаимовръзките в апарата на управление на ЛЗ е определянето на мащаба на управляемост и сравняването му с нормативната стойност. Показателят “мащаб на управляемост” се определя въз основа на анализа на броя на връзките в системата на управление. Изчисленията се извършват по следната формула:1)

където:

Nmax – максимално възможния брой на връзките между работниците от апарата на управление;

n    –                брой на непосредствените подчинени на ръководителя на управленческите работници.

Друг момент в анализа и определянето на факторите, оказали влияние върху мащабността на управление на проучваната ЛЗ.

Анализът на организационнат структура на апарта на управление на ЛЗ завършва с обща оценка. За целта се използват показатели на:2)

а) гъвкавост на апарата на управление Kri

където:

IPi – брой на управленчески персонал, изпълняващи дадена функция (без поделенията на ЛЗ);

IP0 – общо брой на управленческия персонал.

б)  оперативност на апарата на управление Коп

където:

Коп – коефициент на оперативност;

Туфi – нормируемото време за реализиране на определена функция на управление;

Тоф – общото време (включвайки и престоя на документите и преписванията в работата) по реализирането на същата функция.

в) рационалност на структурата за управление Кр

където:

Кр – коефициент на рационалност;

i=1,2…ni – брой на функциите на управление;

Нфi – фактическия брой на управленческия персонал , реализиращи функцията i.

4.2. Анализ на технологията на управление в ЛЗ

Анализът на съществуващата технология на управление в ЛЗ обхваща изпълнението на следните работи:

-   анализ на функциите на управление (изследване състава на отделните видове управленчески дейности, изпълнявани от апарата на управление на ЛЗ);

-   определяне на последователността в изпълнението на отделните функционални задачи;

-   проучване на методите и начините на реализиране на функционалните задачи;

-   анализ на информационното осигуряване на процеса на управление в ЛЗ.

4.2.1. Анализ на функциите на управление в ЛЗ

Анализъта функциите на управление в ЛЗ се осъществява с помощта на функционалния анализ, като съставна част на системния подход. Чрез функционалния анализ се разкрива съдържанието на процеа на управление в ЛЗ и се дава научна обосновка на количествения и качествения състав на функциите на управление в ЛЗ. Анализът също така позволява, да се направят изводи за отрицателните страни във функционирането на системата на управление, да се анализират причините и се разработят предложения за тяхното отстраняване.

Приложението на функционалния анализ преминава през следните етапи:

1. Изучаване на функциите, задачите и процедурите, изпълнявани от персонала на ЛЗ от изследваните структурни звена на управление.

Основен метод за изучаване дейността на персонала  е беседата. Чрез нея се уточняват следните въпроси от от дейността на апарата на управление:

-   функциите на управление, анализирани от съответните здравни бизнесадминистратори, чиято дейност се изучава;

-   участите на бизнесадминистраторите от   изследваното звено в изпълнение на функции на управление на други управленчески звена;

-   общите методологични принципи на решаване на функционалните задачи на управление на обследваното звено;

-   последователността и периодичността на изпълнение на функциите в проучваното звено;

-   броят на лицата, участващи в изпълнението на отделните функции на управление;

-   наличието на длъжностни  инструкции и други организационни документи, с които се регламентират правата и задъленията на управленческите работници при реализиране на фнкциите на управление.

-

2. Оформяне на резултатите от проучването

В таблична форма (таблица 4.2) се представят:

-   целите, стоящи пред звеното на управление, представени в последователността на приоритета;

-   функциите на управление за реализиране на целите;

-   коефициент на важност на функциите, които се определят чрез експертна оценка на проектантите по време на беседите. Схемата от всички коефициенти е равна на единица.

Коефициента за важност на функциите Kf позволява да се взема решение кои функции следва да се изследват с оглед възможностите за тяхното компютиризиране. Функциите с най-високо относително тегро сред останалите се изследват от гледна точка на наличието на съответен математически апарат за тяхното формализирано решаване. По-нататък функциите, за които е налице съответен математически апарат, се изследват от гледна точка на икономическата целесъобразност на процеса на компютизиране.

Таблица 4.2.Цели и функции на структурно звено на ЛЗ

Шифър

Наименование на целта

Шифър

Наименование на функциите

Коефициент на важност

3. Обобщаване на резултатите от проучването и построяване модел на функционалната структура на системата за управление на ЛЗ

За анализ на съществуващата функционална структура е целесъобразно да се обобщят таблиците с функциите на управление, реализирани от отделните структерни звена във вид на матрица от вида:1

Таблица 4.3.Функционална структура на системата на управление на ЛЗ

Функции (шифър,

Структурни звена по равнища науправление

 

наименование)

11

12

13

21

31

0001

х

 

 

 

 

 

 

 

0002

 

х

 

 

 

 

 

 

0003

 

х

 

 

х

 

 

 

0004

 

 

 

 

 

 

 

 

….

х

 

 

х

х

 

 

 

….

х

 

 

 

 

 

 

 

….

х

 

 

 

 

 

 

 

….

х

 

 

 

 

 

 

 

При попълване на обобщаващата таблица 4.3. е необходимо да се съблюдава последователността в изпълнението на функциите по фази на управление, равнища и периоди. Така например, следва да се започне с попълване на таблицата с функцията планиране, вътре в нея на първо място със стратегическото и тактиеското, като се започва от по-продължителните периоди към по-кратките и т.н.

4. Анализ на функционалната структура и разработване на предложения за нейното усъвършенстване.

Анализът на данните в таблицата ще ни позволи да направим следните изводи:

а)  наличието на несвойствени за даденото звено функции;

б) дублиране на изпълнението на дадена функция от две или повече звена (в) наличие на регламентирани функции, които не се изпълняват от нито едно звено.

4.2.2. Определяне последователността на изпълнение на отделните функционални задачи.

Последователността на изпълнение на функционалните задачи от персонала на изследваните управленчески звмена се определя с помощта на следните графични средства: оперограма, хронооперограма и операционни технологични схеми.

В оперограмата нагледно се представя последователността на изпълнение на операциите, съставящи функционалната задача и  взаимовръзката между управленческите работници в процеса на изпълнене на операциите.

Ако в оперограмата се отрази и продължителността на изпълнениетон а операциите, то документа се нарича хронооперограма.

4.2.3. Проучване на методите и начините на реализиране на функционалните задачи

Проучването на методите и начините за реализиране на функционалните задачи има съществено значение, тъй като в това проучване се обосновава предложението за разработване и внедряване на инфомационните технологии. В резултат на проучването се правят конкретни преложения за замяна на традиционните ръчни способи на решаване на задачите с методи, позволяващи оптимизиране и компютиризация.

Икономико-математическите чметоди и ЕИМ позволяват да се разработват оптимални производствени и снабдителни планове в условията на непрекъснато изменящата се икономическа обстановка. Оптимизацията и автоматизацията по изпълнение на редица логически процеси на решаване на задачите позволява да се разкрият и използват значителни народностопански резерви.

4.2.4. Анализ на информационното осигуряване на процеса на управление в ЛЗ Обект на проучване в този етап е информационната система като форма на информационното осигуряване на здравната и управленческа дейност

Информационната система е тази част от системата на управление на ЛЗ, на която елементи са центровете на възникване и предаване на информацията, а за връзки между тях служат информационните потци (документооборота).

От определнието на информационната система следва, че обектът на проучване се разчленява на съставните му части:

-   управленческите звена, източници на възникване и пунктове на проучване, съхраняване, обработка и предаване на информацията;

-   каналите на движение на информационните потоци;

-   носителите на информацията;

-   техническите средства за получаване, съхраняване, обработка и предаване на информацията.

При това проучване анализът на системата на информационното осигуряване се осъществява в следните направления: семантично (смислово); прагматично (от позициите на потребителя); синтактично (структурно); икономическо (от гледна точка на разходите, свързани с информационното осигуряване); техническо (от гледна точка техническата база на информационната система).

Семантическият анализ оценява функционирането на съществуващата информационна система на ЛЗ от гледва точка на: пълнотата на информационните данни; тяхната достоверност, обективност, точност и надеждност; степен на отразяване постиженията на научно-техническия прогрес и челния опит в теорията и практиката на управление на здравната помощ и здравно-осигурителните процеси.. Тук се изследва съдържателната страна на информационната система и методологията на нейното функциониране.

Прагматическият анализ на информационното осигуряване е насочен да оцени степента на практическото използване на информацията от потребителя / лекар ,сестра, сециалист и мениджър /. Основните моменти на изучаване на информационната система  от тези общи позиции са: необходмостта и достатъчността на информацията за решаване на задачите на управление; честотата и интензивността на използването й; достоверността на информацията; годността й за непосредствено използване и др.

Структурния (синтактическият) анализ на информационното осигуряване е насочен към разкриване на закономерностите на агрегиране на информацията и образуване на документите, на преобразуване на оперативната информация в условно-постоянна и към изучаване на информационните масиви.

Техническият аспект на анализа на информационното осигуряване на процеса на управление на ЛЗ е насочен към оценка на правилността на избора на техническа база на информационната система. Той включва изследване на използваната техника за получаване, съхраняване, обработка и предаване на информацията.

Анализът на  информационното осигуряване трябва да завърши с оценка на ефективонстта на функционирането на информационната система и разработване на тази основа на предложения за усъвършенстване.

Етапите, през които преминава анализът на информационното осигуряване на процеса на управление в ЛЗ  са следните:

1. Анализ на информационните потоци

Анализът може да бъде реалициран по два способа.

При първия се изследва състава и съдържанието на информацията по структурни звена на апарата на управление на ЛЗ. Тъй като основни елементи на информационната система са медицинските , технико-икономическите и социални параметри и показатели, обвързани в определени документи, то анализът е насочен към оценка на точността и правиността на използванито им  от медицинския и управленчески персонал. Тук трябва да отбележим двете страни на анализа- съдържателната и организационната. Съдържателнота страна на анализа е свързана с оценка на достоверността и степента на използване на медицинските данни за движението и лечението на пациента в ЛЗ, както и за алгоритъма на определяне на конкретните показатели, а втората- с анализа на тяхната взаимовръзка в документите.

По втория способ се уточняват функционалните задачи, решавани от отделните управленчески звена и за всяка функционална задача се изследва информацията, свързана с нейното решаване. При този способ се реализира обвързване на проучването на организационната структра, функциите на управление и информационното осигуряване.

Основен метод който се използва при анализа на информационните потоци по вторият способ е непосредственото изучаване на документите и показателите, свързани с решаването на отделните функционални задачи на управленческия персонал на ЛЗ. Този метод е точен и позволява да се получат достоверни данни за дейността на медицинския персонал и апарата на управление и обезпечеността на процеса на управление с необходимата информация. Основен недотатък на метода е голямата трудоемкост на изследването и необходимостта от огромен проектантски колектив.

При това непосредствено изучаване на информационното сигуряване - процеса на решаване на задачите се уточняват :

- документираните и недокументираните съобщения;

-   процесите на формиране на показателите и документите; маршрутите на движение на документите;

-   обемът и периодичността на информацията;

-    трудоемкостта на информацията;

-   използваната организационна и изчислителна тхника.

Много често в практиката на проучване на информационното осигуряване на процеса на управление се осъществяват подборъчни изследвания вместо пълните. При подборъчното се проучват не всички управленчески звена на ЛЗ, а само някои, подбрани по такъв начин, че да позволялат обобщени изводи за цялато лечебно заведение.

2. Съставяне на иформационния модел на управление на ЛЗ

Иформационния модел на управление на ЛЗ се построява върху основата на принципната схема на матричните модели. Матричният информационен модел съдържа :

сведения за документите, използвани в процеса на решаване на задачине,

и маршрутите и показателите в тях.

По този начин матричния информационен модел представя в нагледна форма процеса на формиране и движение на показателите и документите в ЛЗ, отразява в еднообразна комплексна форма необходимите данни за дейността на всяко управленческо звено, дава възможност за изясняване структурата и функциите на отделните управленчески звена.

Матричният информационен модел представлява шахматна таблица, позволяваща да се отрази в една форма връзките между подразделенията на лечебното заведение в процеса на формиране на нови сведения.1)Моделът отразява информационните потоци в ЛЗ  или в отделните управленчески звена, като отразява количествено и качествено всички техни количествени и качествени характеристики.

Различаваме две форми на матричния информационен модел: “Документ на документ” и “Показател на показател”. И двете форми на модела се състоят от четири квадранта и три спомагателни раздела, всеки от който ичма свое определено съдържание и предназначение

В пърмия квадрат на информационния модел се отразяват всички показатели и документи, които се обработвт в обследваното управлеческо звено или системата като цяло. Наименованието на документите и показателите в колоните и редовете са еднакви. Квадрантът характеризира процесите на формиране на документите и показателите в процеса на изпълнение на функциите на управление. Всеки ред на първия квадрант показва какви документи (показатели) от документацията на проучваното звено се използват за формиране на дадения документ .показател), чието наименование е записано в колоната.

Сумарните резултати от първия квадрант характеризират:

-   по редове - степента на използване на дадения документ (показател) при формирането на другите документи (показатели от дадения документ или при създаването на показатели на друг документ)

таблица 4.6.

Вземане на управленческо решение по задача …

Решение: …

Срок за вземане на решението: …

Периодичност: …

 

 

№ по ред

 

Наименование на операции

Входяща

 

наименование на документа

информация

наименова-ние на рек-визиите

 

 

Адрес на изхояща-та инфор-мация

 

Изпъл-нител на опера-циите

 

Трудо-емкост ч.ч.

 

Използ-вана техника

Изходяща

 

наименование на до-кумента

информация

наименова-ние на рек-визита

 

 

адрес

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11-   по колони – броя на разработените в подразделенията документи  (показатели) з използване на формирането на документи (показатели) от дадения стълб (колонка).

Вторият квадрант характеризира изхода на процеса на формиране на показатели и документи, т.е. определя потребителите на разработваните в обследваното двено документи, а така също звеното като хранител на част от разработваната документация. Редовете на квадранта са същите, както на първия квадрант, а колоните изобразяват звената на управление, потребители на разработваните документи.

Сумарната колона на втория квадрант отразява броя на документите (показателите) които се предават от дадена подразделение на другите, а сумарния ред- използването на показателите или документите на даденото звено във всички останали.

В третият квадрант наименованието на колоните съвпада с тези на първия квадрант и придставят показателите и документите, които се разработват в обселдваното звено. В редовете но кадранта са поставени входящите документи и показатели от съответните доставчици. По такъв начин колоните характеризирт степента на използваемост на входните документи и показатели при съставянето на новите, а редовете- използваемостта на постъпващите документи и показатели в съответното звено.

Сумарната колона на третия квадрант характеризира степента на използваемост на постъпващите документи (показатели), а сумарния ред броя на входящите документи (показатели), които се използват за формирането на даден документ (показател) от първия квадрант или простото му преписване в новиа документ.

В четвъртия квадрант колоните са продължение на втория, а редовете на третия. Този квадрант характеризира движението на постъпващите в проучваното звено документи. Сумарната колона на този кведрант показва броя на постъпващите документи и показатели, които постъпват от други звена н стопанската организация, а сумарната колона- използването на постъпващите документи (показатели) от другите звена на ЛЗ.

Матричният информационен модел притежава и три спомагателни раздела. В десния спомагателен раздел се дават обобщаващи данни: честота или периодичност на движението на документите (показателите), трудоемкост на изчисленията и др. В подраздел А на левия спомагателен раздел се вписват признаците на разпработваните в звеното документи, а в Б- признаците на потъпващите документи.

Независимо от това, че всеки квадрант и има свое съдържание  и предназначение, трябва да отбележим че цялостния анализ на модела позволяват да се правят изводи за инхормационното осигуряване на процеса на управление в ЛЗ.

Първият и четвъртият квадрант характеризират процеса на формиране на показателите и документите в проучваното звено.

Вторият и четвъртият квадрант характеризират маршрута на информационните потоци от документи и показатели.

Подраздел Б и третият квадрант отразяват процеса на постъпване на входните документи и показатели и тяхното по-нататъшно използване.

Третият и четвъртият квадрант, взети заедно, отразяват използването на документите или простото преписване на документите и показателите, които са необходими в даденото звено на управление.

Матричния информационен модел се съставя за отделния управленчески кадър,  за управленческото звено и за лечебното заведение  като цяло.

Данните за попълване на пърия квадрант на модела се вземат от колоните 9 и 10 на таблица 4.5. Вторият квадрант се съставя като се вземат данните от колона 11 на същата таблица. Третият и четвъртият квадрант на модела се попълва като се използват данните от колони 3, 4 и 5 на таблица 4.5.

След като се състави матричния информационен модели се извършва  анализ по указания по-горе начин  и  се преминава към анализ и оценка на документооборота.

 

 

Who's Online

В момента има 133 посетителя в сайта